Một hợp đồng thi công tốt bao gồm những gì

Trả lời ngắn gọn

Một hợp đồng thi công mạnh mẽ phải được viết rõ ràng, cụ thể và dễ làm theo. Hợp đồng nên liệt kê tên doanh nghiệp hợp pháp của nhà thầu, thông tin cấp phép, phạm vi công việc, bản vẽ và thông số kỹ thuật, lịch thanh toán, thời điểm dự kiến bắt đầu và hoàn thành, trách nhiệm về giấy phép, quy trình thay đổi (change order), kỳ vọng về dọn dẹp, điều khoản bảo hành, và cách xử lý tranh chấp. Hợp đồng cũng phải khớp với báo giá bạn đã xem và những trao đổi bạn đã có.

Mục tiêu chính rất đơn giản: tránh những bất ngờ. Hợp đồng cần bảo vệ cả chủ nhà và nhà thầu bằng cách đưa toàn bộ chi tiết vào một nơi. Những lời hứa bằng miệng là chưa đủ cho một dự án xây mới, mở rộng, sửa chữa kết cấu, hoặc cải tạo lớn. Trước khi ký, hãy luôn kiểm tra nhà thầu có được cấp phép, có bảo lãnh (bond) và có bảo hiểm tại bang hoặc khu vực địa phương của bạn hay không, và đảm bảo hợp đồng phản ánh đúng công việc bạn muốn thực hiện.

Vì sao điều này quan trọng với dự án của bạn

Hợp đồng thi công quan trọng vì các dự án lớn có nhiều phần chuyển động. Nhà mới, mở rộng phòng, công việc nền móng, thay đổi tường chịu lực, và cải tạo toàn bộ căn nhà thường liên quan đến giấy phép, kiểm tra, nhà thầu phụ, vật liệu có thời gian đặt hàng lâu (lead time), và các điều kiện tại công trường có thể chưa thể nhìn thấy ngay từ đầu. Hợp đồng rõ ràng giúp mọi người hiểu kế hoạch trước khi tiền được thanh toán và công việc bắt đầu.

Hợp đồng yếu có thể gây nhầm lẫn về phạm vi công việc, chi phí, tiến độ và trách nhiệm. Đôi khi chủ nhà nghĩ rằng một chi tiết đã được bao gồm vì trước đó đã được thảo luận một lần qua điện thoại hoặc trực tiếp. Nhà thầu có thể cho rằng chi tiết đó không được bao gồm vì không được ghi trong hợp đồng. Khoảng trống này có thể dẫn đến change order, trễ tiến độ hoặc tranh chấp. Hợp đồng tốt hơn sẽ giảm rủi ro đó bằng cách nêu rõ phần nào được bao gồm, phần nào bị loại trừ, và cách tính giá cũng như cách phê duyệt khi có thay đổi.

Điều này càng quan trọng hơn nếu gia đình bạn so sánh nhiều báo giá hoặc làm việc bằng ngôn ngữ thứ hai. Bạn xứng đáng có một hợp đồng mà bạn có thể hiểu. Hãy yêu cầu giải thích bằng ngôn ngữ dễ hiểu (plain language). Nếu bạn muốn trao đổi bằng một ngôn ngữ khác, hãy nói rõ. Bạn không cần phải đoán ý nghĩa của các thuật ngữ pháp lý hay xây dựng trước khi ký một thỏa thuận lớn.

Từng bước: một hợp đồng thi công tốt bao gồm những gì

Bắt đầu bằng thông tin doanh nghiệp chính xác của nhà thầu. Hợp đồng cần thể hiện tên doanh nghiệp hợp pháp, số giấy phép nếu khu vực của bạn yêu cầu, địa chỉ kinh doanh và thông tin liên hệ. Hợp đồng cũng phải xác định bạn và địa chỉ tài sản nơi công việc sẽ được thực hiện. Hãy xác nhận tên doanh nghiệp trên hợp đồng trùng khớp với tên trên giấy tờ giấy phép và bảo hiểm.

Tiếp theo, xem phần phạm vi công việc (scope of work). Đây là một trong những phần quan trọng nhất. Hợp đồng cần nêu rõ chính xác những gì sẽ được xây dựng, sửa chữa, tháo dỡ, lắp đặt hoặc hoàn thiện. Nếu dự án có kèm bản vẽ, bản thiết kế, phần kỹ thuật (engineering) hoặc danh mục vật liệu (material schedule), những tài liệu đó phải được trích dẫn rõ ràng. Nếu một hạng mục không được liệt kê, đừng cho rằng nó được bao gồm.

• Mô tả rõ ràng về công việc, theo từng phòng hoặc theo từng giai đoạn
• Bản vẽ hoặc thông số kỹ thuật đính kèm, hoặc được đặt tên theo ngày phiên bản
• Khoản dự trù vật liệu và sản phẩm (allowances), nếu đến lúc đó vẫn chưa chốt lựa chọn cuối cùng
• Ai là người xin giấy phép và ai là người lên lịch kiểm tra
• Ngày dự kiến bắt đầu và thời điểm dự kiến hoàn thành, với hiểu rằng có thể phát sinh trễ tiến độ
• Điều khoản thanh toán gắn với các mốc hoàn thành, không chỉ dựa vào ngày tháng
• Quy tắc change-order yêu cầu phê duyệt bằng văn bản trước khi bắt đầu làm phần việc phát sinh
• Ai chịu trách nhiệm dọn dẹp rác thải (debris removal), bảo vệ khu vực công trường (site protection) và dọn dẹp hằng ngày
• Ngôn ngữ bảo hành cho phần lao động và cách xử lý bảo hành của nhà sản xuất
• Bằng chứng về giấy phép, bảo lãnh (bond) và bảo hiểm, kèm theo mọi thông báo cần thiết theo luật của tiểu bang

Điều khoản thanh toán nên dễ hiểu. Hợp đồng cần nêu số tiền đặt cọc, thời điểm các khoản thanh toán theo tiến độ đến hạn, và mốc công việc nào phải đạt được trước khi mỗi lần thanh toán được thực hiện. Cẩn thận nếu lịch thanh toán bị “đặt cọc trước quá nhiều” (front-loaded), nghĩa là yêu cầu quá nhiều tiền trước khi hoàn thành phần việc đáng kể. Quy định về đặt cọc khác nhau theo từng bang, vì vậy hãy kiểm tra yêu cầu địa phương và đừng chỉ dựa vào lời hứa miệng.

Một hợp đồng tốt cũng giải thích các khoản dự trù (allowances) và lựa chọn (selections). Ví dụ, nếu bạn chưa chọn gạch lát, tủ bếp hoặc thiết bị/hạng mục lắp đặt (fixtures), hợp đồng có thể bao gồm một khoản dự trù. Khoản dự trù đó cần hợp lý. Nếu khoản dự trù quá thấp, giá cuối cùng có thể tăng lên về sau khi bạn chọn sản phẩm thật. Hãy hỏi điều gì xảy ra nếu lựa chọn của bạn tốn hơn hoặc ít hơn khoản dự trù.

Change order cần được chú ý đặc biệt. Thay đổi trong xây dựng là điều thường gặp, nhất là khi tường được mở ra hoặc điều kiện tại công trường trở nên rõ ràng hơn. Hợp đồng cần nêu rõ mọi thay đổi về giá, vật liệu hoặc tiến độ phải được phê duyệt bằng văn bản trước khi thực hiện phần việc phát sinh. Điều này giúp bảo vệ bạn khỏi những hóa đơn “bất ngờ” và giúp nhà thầu giữ dự án được sắp xếp gọn gàng.

Cuối cùng, hãy xem lại các phần pháp lý và phần bàn giao/closing-out (closeout). Các mục này có thể bao gồm thông báo quyền hủy nếu pháp luật yêu cầu, quy trình giải phóng lien (lien release), danh sách các hạng mục cần hoàn thiện (punch-list), điều kiện thanh toán cuối cùng, các bước bảo hành và cách giải quyết tranh chấp. Nếu bạn không hiểu một mục nào, hãy yêu cầu nhà thầu giải thích bằng ngôn ngữ dễ hiểu (plain language). Với các dự án lớn, nhiều chủ nhà cũng chọn thuê luật sư đủ năng lực xem xét thỏa thuận trước khi ký.

Những lỗi thường gặp mà chủ nhà hay mắc

Một lỗi phổ biến là ký hợp đồng chỉ dựa vào sự tin tưởng. Nhà thầu có thể trông có vẻ giàu kinh nghiệm và chân thành, nhưng một dự án lớn vẫn cần một hợp đồng bằng văn bản đầy đủ. Người tốt vẫn có thể nhớ các cuộc trao đổi theo cách khác nhau. Những chi tiết bằng văn bản giúp ngăn các hiểu lầm trung thực.

Một lỗi khác là chỉ tập trung vào giá cuối cùng. Báo giá thấp hơn có thể trông hấp dẫn, nhưng có thể đã loại trừ giấy phép, chi tiết kết cấu, phần hoàn thiện, dọn dẹp, hoặc các khoản dự trù vật liệu hợp lý. Hãy so sánh phạm vi công việc, không chỉ so sánh giá. Nếu một báo giá thấp hơn nhiều so với các báo giá còn lại, hãy hỏi vì sao.

Một số chủ nhà cũng bỏ qua việc kiểm tra năng lực/chứng chỉ. Luôn xác minh nhà thầu có được cấp phép khi được yêu cầu, và xin bằng chứng về bảo lãnh (bond) và bảo hiểm. Hãy xác nhận phạm vi bảo hiểm trách nhiệm dân sự chung (general liability) và, nếu áp dụng, phạm vi bảo hiểm bồi thường tai nạn lao động cho nhân viên (workers' compensation). Hợp đồng sẽ vững hơn khi công ty đứng sau đó được đánh giá đúng năng lực và có hồ sơ tài liệu đầy đủ.

• Ký hợp đồng với các cụm từ mơ hồ như "cải tạo bếp" mà không nêu phạm vi chi tiết
• Thanh toán các khoản tiền lớn trước khi có giấy phép, vật liệu hoặc công việc lớn bắt đầu
• Chấp nhận các lời hứa bằng miệng nhưng không được đưa vào hợp đồng
• Bỏ qua các hạng mục bị loại trừ như sơn, vận chuyển/đưa đi rác thải, nâng cấp hệ thống điện-nước-tiện ích (utility upgrades) hoặc phần hoàn thiện (finish selections)
• Không xem kỹ các khoản dự trù (allowance)
• Cho phép bắt đầu phần việc phát sinh mà không có change order bằng văn bản
• Giả định rằng nhà thầu sẽ lo giấy phép khi hợp đồng không ghi như vậy
• Không lưu bản sao hợp đồng đã ký, bản vẽ, biên lai, và change orders

Rào cản ngôn ngữ cũng có thể tạo rủi ro. Nếu tiếng Anh không phải là ngôn ngữ đầu tiên của bạn, hãy hỏi cho đến khi hợp đồng trở nên rõ ràng. Nếu cần, hãy nhờ một thông dịch viên hoặc cố vấn đáng tin cậy hỗ trợ. Bạn không bao giờ nên cảm thấy bị ép buộc phải ký một tài liệu mà bạn chưa hiểu đầy đủ.

Những ghi chú trung thực về chi phí và thời gian

Hợp đồng nên có cả giá và tiến độ, nhưng chủ nhà cũng cần hiểu các giới hạn. Chi phí thi công thay đổi rất nhiều theo khu vực, thị trường lao động, mức độ phức tạp thiết kế, điều kiện tại công trường, yêu cầu về giấy phép và lựa chọn vật liệu. Tiến độ cũng vậy. Thời tiết, kiểm tra, sản phẩm đặt hàng theo đơn (special-order), hư hỏng không nhìn thấy trước (hidden damage) và các vấn đề về hệ thống tiện ích (utility issues) đều có thể ảnh hưởng đến lịch trình. Những con số bên dưới chỉ là ước tính rộng theo quy mô quốc gia, không phải báo giá hay cam kết.

Hãy cẩn thận với các hợp đồng hứa sẽ hoàn thành đúng ngày cho các công trình phức tạp, trừ khi họ cũng giải thích rõ điều gì sẽ xảy ra với trễ do thời tiết, trễ giấy phép, hàng vật liệu đặt về trễ, và các thay đổi do chủ nhà yêu cầu. Cách tiếp cận tốt hơn là lập lịch dự kiến kèm các mốc tiến độ và có quy trình cập nhật lịch khi cần. Về chi phí, hãy đảm bảo hợp đồng giải thích giá là giá cố định, dựa trên khoản dự trù, theo kiểu chi phí cộng thêm (cost-plus), hay phụ thuộc vào các thay đổi đã được phê duyệt.

Nếu dự án của bạn là xây mới, mở rộng nhà, hoặc cải tạo kết cấu, hãy chuẩn bị cho mức độ không chắc chắn cao hơn so với một hạng mục cập nhật mang tính thẩm mỹ đơn giản. Hợp đồng không nên giả vờ rằng những điều chưa biết sẽ không tồn tại. Hợp đồng cần giải thích cách họ sẽ xử lý các phần chưa rõ một cách công bằng nếu chúng xuất hiện.

Bước tiếp theo

Trước khi ký, nếu có thể hãy thu thập ít nhất vài báo giá hoặc đề xuất để so sánh. Yêu cầu từng nhà thầu được cấp phép, có bảo lãnh (bond) và mua bảo hiểm viết rõ phạm vi công việc, lịch thanh toán, các khoản dự trù (allowances) và phần loại trừ (exclusions) bằng văn bản. Hãy so sánh từng dòng. Nếu một hợp đồng ngắn hơn nhiều hoặc ít chi tiết hơn, đó là lý do để dừng lại suy nghĩ, không phải lý do để vội vàng.

Khi bạn sẵn sàng, hãy chọn nhà thầu mà bạn tin tưởng nhất sau khi đã xác minh năng lực, xem xét bảo hiểm, kiểm tra tài liệu tham khảo, và đọc hợp đồng thật kỹ. Nếu có điều gì đó chưa rõ, hãy yêu cầu chỉnh sửa trước khi ký. Khi đã bắt đầu thi công, hãy sắp xếp mọi trao đổi, hóa đơn, change orders và hồ sơ kiểm tra ở một nơi duy nhất.

Mainstay Builders có thể giúp bạn được ghép nối với các nhà thầu tổng được cấp phép, có bảo lãnh (bond) và mua bảo hiểm cho xây mới, mở rộng, công việc kết cấu và các cải tạo lớn. Chúng tôi là dịch vụ ghép nối miễn phí dành cho chủ nhà trên khắp nước Mỹ. Chúng tôi không xây dựng, không giám sát và cũng không bảo đảm kết quả công việc. Vai trò của chúng tôi là giúp bạn kết nối với các nhà thầu đủ năng lực để bạn có thể xem xét các lựa chọn và chọn đúng chuyên gia được cấp phép cho dự án của bạn.