Những câu hỏi cần hỏi nhà thầu

Câu trả lời ngắn

Hãy hỏi nhà thầu về giấy phép, bảo hiểm, kinh nghiệm với đúng loại dự án của bạn, thủ tục xin phép, tiến độ, lịch thanh toán, đội thi công phụ, lệnh thay đổi (change order), bảo hành, cách liên lạc và những gì được bao gồm bằng văn bản. Câu hỏi tốt giúp bạn nhận ra sự khác biệt giữa một người làm nghề vận hành doanh nghiệp thực sự với một người trả lời mơ hồ.

Bạn không cần phải nói như một chuyên gia. Thực tế, những câu hỏi đơn giản thường là tốt nhất. Một tổng thầu tổng quát (general contractor) được cấp phép vững vàng sẽ có thể giải thích quy trình của họ bằng ngôn ngữ dễ hiểu, cung cấp bằng chứng về năng lực, và đưa cho bạn phạm vi công việc bằng văn bản trước khi bạn quyết định.

Điều này có ý nghĩa gì với bạn

Một đợt cải tạo lớn, xây thêm phần nhà, sửa chữa kết cấu hoặc xây mới có thể tốn hàng chục nghìn đô la, đôi khi còn hơn nhiều. Những câu hỏi bạn đặt ra ngay từ đầu có thể bảo vệ ngân sách, tiến độ và ngôi nhà của bạn. Chúng cũng giúp bạn tránh các vấn đề thường gặp như báo giá không rõ ràng, thiếu giấy phép, lệnh thay đổi phát sinh bất ngờ, và liên lạc kém khi bắt đầu thi công.

Nhiều gia chủ chỉ tập trung vào con số giá thầu. Giá cả quan trọng, nhưng không phải là tất cả. Hai nhà thầu có thể đưa ra các mức giá rất khác nhau vì một bên bao gồm thủ tục xin phép, dọn dẹp và chi tiết hoàn thiện, còn bên kia thì không. Một bên có thể có bảo hiểm đúng chuẩn và sử dụng đội thi công giàu kinh nghiệm. Bên còn lại có thể không. Việc hỏi đúng câu hỏi giúp bạn so sánh “cùng loại” (so sánh ngang bằng) hơn.

Điều này còn quan trọng hơn nếu gia đình bạn đang chuẩn bị cho một dự án lớn lần đầu tiên, hoặc nếu bạn là người thích giao tiếp đơn giản hoặc cần hỗ trợ bằng ngôn ngữ mà bạn cảm thấy thoải mái nhất. Bạn xứng đáng có một nhà thầu trả lời câu hỏi rõ ràng, tôn trọng gia đình bạn và đưa những điều khoản quan trọng vào văn bản.

• Bạn có được cấp phép làm loại công việc này tại tiểu bang hoặc thành phố của tôi không?
• Bạn có bảo lãnh (bond) và mua bảo hiểm không? Bạn có thể cung cấp bằng chứng về bảo hiểm trách nhiệm dân sự chung (general liability) và bảo hiểm bồi thường cho người lao động (workers' compensation) không?
• Trước đây bạn đã làm các dự án giống như của tôi chưa? Trong vài năm gần đây bạn làm bao nhiêu dự án?
• Ai sẽ là người xin giấy phép, lên lịch kiểm tra và đảm bảo công việc tuân theo đúng quy chuẩn địa phương?
• Ai sẽ giám sát công trường mỗi ngày?
• Bạn dùng nhân viên của công ty, thầu phụ, hay cả hai?
• Chính xác khoản giá này bao gồm những gì và không bao gồm những gì?
• Bạn xử lý lệnh thay đổi (change orders) như thế nào nếu sau này cần đổi phạm vi công việc?
• Bạn sử dụng lịch thanh toán nào, và những mốc nào sẽ kích hoạt việc thanh toán?
• Chúng tôi sẽ liên lạc với nhau trong suốt dự án bằng cách nào, và tôi sẽ nhận cập nhật thường xuyên ra sao?
• Nếu vật liệu bị chậm hoặc phát hiện hư hỏng bị che giấu thì sao?
• Bạn cung cấp bảo hành gì cho phần thi công, và bảo hành cho sản phẩm nào sẽ áp dụng?

Quy trình hoạt động trong thực tế

Các cuộc trao đổi hiệu quả với nhà thầu thường diễn ra theo ba bước. Thứ nhất, bạn đặt các câu hỏi sàng lọc trước khi lên lịch để nhận báo giá đầy đủ. Thứ hai, bạn đặt các câu hỏi cụ thể cho dự án trong buổi khảo sát tại hiện trường. Thứ ba, bạn so sánh từng hạng mục trong đề xuất bằng văn bản trước khi chọn bất kỳ ai.

Ở giai đoạn sàng lọc, hãy giữ mọi thứ đơn giản. Xác nhận nhà thầu có giấy phép, có bảo lãnh (bond) và mua bảo hiểm hay không, và hỏi xem họ có thường xuyên xử lý đúng loại dự án của bạn không. Cải tạo bếp khác với việc xây thêm một tầng. Công việc nền móng khác với cải tạo mang tính thẩm mỹ. Nếu dự án của bạn liên quan đến kết cấu, tường chịu lực, hệ khung (framing) hoặc các hệ thống quan trọng, hãy hỏi thẳng liệu họ có kinh nghiệm gần đây với các hạng mục/công việc tương tự hay không.

Trong buổi khảo sát tại hiện trường, hãy tập trung vào phạm vi công việc (scope). Hỏi họ nghĩ công việc sẽ bao gồm những gì, những giấy phép nào có thể cần, phần nào của ngôi nhà có thể bị ảnh hưởng, và những điều kiện nào có thể làm thay đổi giá. Một nhà thầu cẩn thận có thể chỉ ra những vấn đề bạn chưa cân nhắc, chẳng hạn như nâng cấp dịch vụ điện, bảo vệ thời tiết tạm thời, rủi ro về amiăng hoặc chì ở các ngôi nhà cũ, vấn đề thoát nước, hoặc khó khăn trong việc tiếp cận vật liệu và thiết bị.

Khi các đề xuất được gửi lại, hãy đọc chậm rãi. Tìm phạm vi công việc bằng văn bản, chi tiết vật liệu hoặc khoản phụ cấp (allowance), trách nhiệm về giấy phép, khung thời gian bắt đầu dự kiến, thời lượng dự án dự kiến, lịch thanh toán, điều khoản dọn dẹp, ngôn ngữ bảo hành, và quy trình xử lý các thay đổi. Nếu một đề xuất rẻ hơn nhiều, hãy hỏi vì sao. Đôi khi đó là lựa chọn đáng giá hơn. Đôi khi những hạng mục quan trọng lại bị thiếu.

• Yêu cầu cung cấp đầy đủ tên doanh nghiệp và số giấy phép của nhà thầu.
• Xác minh giấy phép với cơ quan cấp phép tại tiểu bang hoặc địa phương phù hợp.
• Yêu cầu giấy chứng nhận bảo hiểm và xác nhận bảo hiểm còn hiệu lực và đang áp dụng.
• Yêu cầu danh sách tham chiếu gần đây từ các dự án tương tự như của bạn.
• Yêu cầu đề xuất bằng văn bản, không chỉ là ước tính bằng lời.
• Đọc kỹ các điều khoản thanh toán trước khi trả bất kỳ khoản đặt cọc nào.
• Đảm bảo lệnh thay đổi phải được phê duyệt bằng văn bản.
• Không cho rằng giấy phép đã được bao gồm trừ khi hợp đồng ghi như vậy.

Cần hỏi gì về chi phí

Bạn chắc chắn nên hỏi về ngân sách, nhưng hãy hỏi theo cách giúp nhận được câu trả lời hữu ích. Bắt đầu với các con số tổng quát, rồi hỏi điều gì làm giá tăng hoặc giảm. Nhà thầu không thể hứa hẹn một chi phí cuối cùng chính xác ngay từ sớm một cách trung thực—đặc biệt với các công việc phức tạp—nhưng họ nên có thể giải thích các mức chi phí có khả năng xảy ra, các giả định và các hạng mục loại trừ.

Hỏi đề xuất là ước tính sơ bộ, ước tính chi tiết hơn hay hợp đồng giá cố định cho một phạm vi công việc được định nghĩa rõ ràng. Sau đó hỏi điều gì có thể làm tăng chi phí sau này. Hư hỏng nước bị che giấu, hệ thống dây điện đã lỗi thời, điều kiện đất, nâng cấp theo quy chuẩn, các bất ngờ về kết cấu, thay đổi giá vật liệu, các thay đổi theo yêu cầu của chủ nhà và yêu cầu xin giấy phép là những ví dụ phổ biến.

Đây là các ước tính rộng theo thị trường Mỹ, không phải báo giá hay cam kết. Chi phí thực tế sẽ thay đổi tùy theo vị trí, thiết kế, quy mô, độ phức tạp kết cấu, vật liệu, giấy phép, tình hình thị trường lao động và điều kiện tại công trường. Mục tiêu không phải là ghi nhớ một con số. Mục tiêu là hỏi những gì được bao gồm và những gì có thể thay đổi.

Bạn cũng nên hỏi về đặt cọc và các khoản thanh toán theo tiến độ. Trong nhiều dự án, việc thanh toán gắn với các mốc hoàn thành, không chỉ là ngày tháng trên lịch. Hãy thận trọng nếu nhà thầu muốn một khoản thanh toán ban đầu rất lớn trước khi vật liệu được đặt hàng hoặc giấy phép đã sẵn sàng. Quy định thanh toán có thể khác nhau theo từng tiểu bang, vì vậy hãy đọc kỹ hợp đồng và cân nhắc xin tư vấn chuyên nghiệp nếu bạn không chắc chắn.

Cần để ý điều gì

Một số dấu hiệu cảnh báo xuất hiện trước khi bắt đầu làm việc. Một số khác lại xuất hiện trong giấy tờ. Nếu nhà thầu tránh các câu hỏi cơ bản, từ chối cung cấp số giấy phép, không thể cung cấp bằng chứng về bảo hiểm, thúc giục bạn ký ngay lập tức hoặc đưa ra một báo giá một trang mơ hồ với ít chi tiết, hãy chậm lại. Điều đó không tự động có nghĩa là họ thiếu trung thực, nhưng có nghĩa là bạn cần làm rõ thêm trước khi tiếp tục.

Hãy chú ý đến việc phân định trách nhiệm không rõ ràng liên quan đến giấy phép. Đôi khi gia chủ có thể được yêu cầu tự xin giấy phép, nhưng bạn cần hiểu rõ vì sao, điều đó có nghĩa là gì và có phải là chuyện bình thường ở khu vực và dự án của bạn không. Với các công việc lớn, hãy hỏi ai chịu trách nhiệm đảm bảo tuân thủ quy chuẩn, việc kiểm tra và việc sửa chữa nếu có phần không đạt trong lần kiểm tra.

Ngoài ra, hãy quan sát cách nhà thầu giao tiếp. Họ có trả lời đúng câu hỏi không? Họ có giải thích các lựa chọn/tradeoffs không? Họ có ghi mọi thứ bằng văn bản không? Nhà thầu có tổ chức trước khi ký hợp đồng có khả năng sẽ tổ chức tốt hơn khi bắt đầu công việc. Giao tiếp rõ ràng quan trọng không kém kỹ năng kỹ thuật.

• Không có số giấy phép hoặc số giấy phép không khớp với tên doanh nghiệp
• Không có bằng chứng bảo hiểm hoặc bảo hiểm đã hết hạn
• Áp lực trả tiền mặt hoặc trả một khoản rất lớn ngay từ đầu
• Phạm vi công việc mơ hồ với ít chi tiết về vật liệu hoặc nhân công
• Không có quy trình lệnh thay đổi bằng văn bản
• Không sẵn sàng trao đổi về giấy phép hoặc lịch kiểm tra
• Từ chối cung cấp các tham chiếu gần đây
• Cam kết nghe quá chắc chắn về giá cả hoặc tiến độ

Được ghép nối

Nếu bạn đang lên kế hoạch xây mới, xây thêm, dự án liên quan đến kết cấu, hoặc cải tạo lớn, Mainstay Builders có thể giúp bạn được ghép nối với các tổng thầu xây dựng được cấp phép, có bảo lãnh và mua bảo hiểm tại Mỹ. Dịch vụ của chúng tôi miễn phí cho gia chủ. Chúng tôi không phải là nhà thầu và không nói với bạn nên thuê ai. Chúng tôi giúp bạn kết nối với các đơn vị phù hợp để bạn có thể so sánh lựa chọn và tự đưa ra quyết định.

Bạn có thể dùng danh sách câu hỏi trên trang này khi trao đổi với bất kỳ nhà thầu nào mà bạn đang cân nhắc. Nếu bạn muốn một điểm bắt đầu đơn giản hơn, chúng tôi có thể giúp bạn kết nối với các nhà thầu phù hợp với loại công việc bạn cần. Nhiều gia chủ thấy việc có một danh sách ngắn sẽ tiện hơn so với việc bắt đầu từ con số không.

Nếu sự thoải mái về ngôn ngữ cũng quan trọng trong gia đình bạn, thì điều đó cũng quan trọng không kém. Giao tiếp rõ ràng có thể giảm sai sót và căng thẳng trong một dự án lớn. Dù bạn trao đổi với bất kỳ ai, hãy luôn yêu cầu chi tiết bằng văn bản, xác minh năng lực trước khi ký và chọn đơn vị được cấp phép mà bạn tin tưởng nhất để thực hiện công việc.