Cách thuê tổng thầu xây dựng

Câu trả lời ngắn gọn

Nếu bạn cần xây một ngôi nhà mới, mở rộng nhà, làm hạng mục liên quan đến kết cấu, hoặc đại tu lớn, hãy bắt đầu bằng việc trao đổi với nhiều hơn một tổng thầu xây dựng có giấy phép. Một tổng thầu giỏi có thể điều phối các đơn vị thi công, xin giấy phép, lên lịch, chuẩn bị vật liệu và tổ chức kiểm tra/giám sát nghiệm thu. Tuy nhiên, “đúng người” mới là yếu tố quan trọng. Bạn đang tin tưởng công ty này vào ngôi nhà của mình, tiền của mình và nhiều tháng làm việc.

Mainstay Builders là dịch vụ ghép nối miễn phí. Chúng tôi giúp chủ nhà kết nối với các tổng thầu xây dựng có giấy phép, có bảo lãnh (bond) và có bảo hiểm (insurance) tại Mỹ. Chúng tôi không xây dựng, không thiết kế, không giám định/kiểm tra công trình, không kỹ thuật/thiết kế kết cấu, và không đưa lời khuyên pháp lý. Trước khi ký bất kỳ hợp đồng nào, bạn luôn nên tự kiểm tra giấy phép, bảo hiểm và tham khảo từ các nhà thầu.

Vì sao điều này quan trọng với dự án của bạn

Tổng thầu xây dựng thường là “đầu mối” điều phối chính trong một dự án lớn. Việc đó bao gồm việc sắp xếp các nhà thầu phụ, đặt vật liệu, quản lý tiến độ, hỗ trợ xin giấy phép và giữ cho công việc diễn ra liên tục. Với dự án phức tạp, tổng thầu có thể ảnh hưởng đến chi phí, chất lượng, an toàn và mức độ căng thẳng mà bạn phải đối mặt.

Rủi ro khi chọn sai tổng thầu là có thật. Giao tiếp kém có thể dẫn đến trễ tiến độ. Lập kế hoạch yếu có thể dẫn đến phát sinh lệnh thay đổi (change orders) và bất ngờ về ngân sách. Công việc không có giấy phép hoặc không có bảo hiểm có thể gây ra vấn đề nghiêm trọng nếu xảy ra hư hỏng tài sản, kiểm tra không đạt, hoặc tai nạn tại công trường. Vì vậy, điều quan trọng là phải thuê cẩn thận và kiểm tra mọi thứ, kể cả khi người đó được bạn bè giới thiệu hoặc nói cùng ngôn ngữ với bạn.

Với nhiều gia đình, đặc biệt là chủ nhà lần đầu hoặc những hộ gia đình cảm thấy thoải mái hơn với một ngôn ngữ khác tiếng Anh, quy trình có thể khiến mọi thứ trở nên khó hiểu. Điều đó là bình thường. Bạn không cần vốn thuật ngữ xây dựng để đặt câu hỏi thông minh. Bạn cần chi tiết rõ ràng bằng văn bản, thời gian để so sánh các lựa chọn, và một chuyên gia có giấy phép mà bạn thấy thoải mái khi làm việc cùng.

Từng bước

Dưới đây là cách thực tế để thuê tổng thầu xây dựng mà không bị cuốn vào việc làm vội.

• 1. Xác định rõ dự án. Ghi ra những việc bạn muốn làm, các vấn đề bạn đang cố giải quyết và điều gì quan trọng nhất với bạn. Ví dụ: thêm một phòng ngủ, sửa sự dịch chuyển của móng, cải tạo lại nhà bếp và dời một bức tường, hoặc xây một ngôi nhà một gia đình (single-family) mới.
• 2. Thu thập bản vẽ hoặc phác thảo nếu cần. Với các hạng mục liên quan đến kết cấu, mở rộng và xây mới, nhà thầu thường có thể báo giá chính xác hơn khi có bản vẽ, số đo hoặc chi tiết kỹ thuật. Nếu bạn chưa có bản vẽ, hãy nói điều đó ngay từ đầu.
• 3. Đặt mức ngân sách dự kiến hợp lý. Bạn không cần một con số chính xác, nhưng biết được “khoảng thoải mái” của mình sẽ giúp ích. Hãy thành thật về số tiền bạn có thể chi để không mất thời gian với các lựa chọn không khả thi.
• 4. Được ghép nối với một vài nhà thầu. Mainstay Builders có thể kết nối bạn với các tổng thầu có giấy phép, có bảo lãnh (bond) và có bảo hiểm (insurance) phù hợp với loại dự án và khu vực của bạn. Dịch vụ ghép nối là miễn phí. Bạn vẫn là người chọn ai để trao đổi và ai để thuê.
• 5. Tự kiểm tra giấy phép và bảo hiểm. Hãy yêu cầu số giấy phép của nhà thầu và xác minh với cơ quan cấp phép của tiểu bang hoặc địa phương bạn. Hãy yêu cầu bằng chứng về bảo hiểm trách nhiệm chung (general liability insurance) và, nếu pháp luật yêu cầu, có thêm bảo hiểm bồi thường cho người lao động (workers' compensation coverage). Đảm bảo tên doanh nghiệp khớp với giấy tờ.
• 6. Hỏi về các công việc tương tự. Bạn cần một nhà thầu thường xuyên làm các dự án giống như của bạn, không chỉ làm “bất cứ công trình” nào. Một công ty chuyên cải tạo mang tính thẩm mỹ (cosmetic remodels) có thể không phù hợp để làm phần mở rộng kết cấu hoặc xây dựng từ nền móng (ground-up).
• 7. Yêu cầu báo giá bằng văn bản. Báo giá cần ghi rõ phạm vi công việc, khoản dự trù (allowances), vật liệu, nhân công, trách nhiệm xin giấy phép, mốc thời gian dự kiến, lịch thanh toán và những phần không bao gồm. Báo giá mơ hồ thì khó so sánh và thường dẫn đến tranh cãi về sau.
• 8. So sánh “điểm tương tự với nhau”. Một báo giá có thể trông rẻ hơn vì không bao gồm phá dỡ (demolition), dọn dẹp (cleanup), thiết bị/đồ gắn cố định (fixtures), chi phí kỹ thuật (engineering) hoặc phí giấy phép (permit fees). Hãy đọc từng dòng. Yêu cầu mỗi nhà thầu giải thích sự khác nhau bằng ngôn ngữ đơn giản.
• 9. Hỏi ai sẽ có mặt tại công trường. Tìm hiểu ai là người quản lý công việc từng ngày, ai là người liên hệ chính của bạn, và tần suất bạn sẽ nhận cập nhật. Một dự án suôn sẻ phụ thuộc rất nhiều vào giao tiếp.
• 10. Kiểm tra tham khảo (references) và công việc gần đây. Yêu cầu vài khách hàng gần đây có dự án tương tự. Khi bạn nói chuyện với họ, hãy hỏi xem nhà thầu giao tiếp có tốt không, có xử lý thay đổi một cách công bằng không, có đến đúng lịch một cách nhất quán không và có giải quyết vấn đề một cách chuyên nghiệp không.
• 11. Đọc hợp đồng từ từ. Hợp đồng cần bao gồm đầy đủ phạm vi công việc, lịch thanh toán, khung thời gian dự kiến bắt đầu và hoàn thành, điều khoản bảo hành (nếu có), quy trình lệnh thay đổi, kỳ vọng về dọn dẹp và cách xử lý tranh chấp. Không ký vào các khoảng trống hoặc nội dung diễn đạt không rõ ràng.
• 12. Không bao giờ bỏ qua giấy phép hoặc kiểm tra/giám sát nghiệm thu. Nếu dự án của bạn cần giấy phép, hãy dùng một nhà thầu sẵn sàng xin đúng loại giấy phép và tuân thủ yêu cầu kiểm tra. Một “lối tắt” bây giờ có thể thành vấn đề lớn hơn nhiều khi bạn bán nhà, vay tái cấp vốn (refinance), hoặc mua bảo hiểm cho ngôi nhà.

Nếu tiếng Anh không phải là ngôn ngữ đầu tiên của bạn, bạn hoàn toàn có thể yêu cầu giải thích chậm hơn, cung cấp ghi chú đã dịch, hoặc nhờ một người thân tham gia các cuộc gọi. Một nhà thầu đáng tin không nên gây áp lực để bạn ra quyết định trong cùng một ngày. Bạn phải hiểu rõ mình đang đồng ý với điều gì trước khi trả tiền đặt cọc hoặc ký bất cứ thứ gì.

Những gì cần hỏi trước khi bạn thuê

Câu hỏi tốt có thể giúp bạn tiết kiệm tiền và giảm căng thẳng. Bạn không cần phải nói như một chuyên gia. Bạn chỉ cần câu trả lời thẳng thắn.

• Bạn hiện đã có giấy phép để làm loại công việc này ở tiểu bang hoặc thành phố của tôi chưa?
• Bạn có bảo lãnh (bond) và bảo hiểm (insurance) không? Bạn có thể gửi bằng chứng không?
• Trong năm vừa qua, bạn đã làm các dự án như của tôi chưa?
• Trong báo giá này bao gồm những gì, và không bao gồm những gì?
• Ai là người xin giấy phép, và ai là người lên lịch kiểm tra/giám sát nghiệm thu?
• Ai sẽ là người giám sát công việc mỗi ngày?
• Nếu chúng tôi phát hiện vấn đề ẩn bên trong hoặc tôi muốn chỉnh sửa một số hạng mục, bạn xử lý các thay đổi như thế nào?
• Lịch thanh toán mà bạn đề xuất là gì?
• Điều gì có thể khiến tiến độ bị thay đổi?
• Tôi có thể nói chuyện với một vài khách hàng gần đây không?

Hãy chú ý đến cách nhà thầu trả lời, không chỉ nghe họ nói gì. Giao tiếp rõ ràng và kiên nhẫn rất quan trọng. Nếu ai đó né tránh chi tiết, thúc ép bạn, hoặc trở nên phòng thủ khi bạn kiểm tra giấy phép, thì đó là thông tin hữu ích.

Những sai lầm thường gặp

Nhiều vấn đề khi thuê mướn bắt đầu từ trước khi thi công. Chủ nhà thường bị gây áp lực, đặc biệt sau sự cố về kết cấu, thiệt hại do bão, hoặc thời hạn chuyển vào nhà gấp. Áp lực này có thể khiến một đề xuất rủi ro trở nên hấp dẫn.

• Thuê ngay nhà thầu đầu tiên bạn nói chuyện mà không so sánh các lựa chọn.
• Chọn chỉ dựa vào mức giá thấp nhất.
• Không xác minh giấy phép, bảo lãnh (bond) và bảo hiểm (insurance).
• Chấp nhận lời hứa bằng miệng thay vì hợp đồng chi tiết bằng văn bản.
• Trả quá nhiều tiền ngay từ đầu hoặc trả tiền mặt mà không có hồ sơ/bằng chứng.
• Cho phép công việc bắt đầu trước khi các giấy phép được xử lý.
• Bỏ qua các phần loại trừ (exclusions) và khoản dự trù (allowances) trong báo giá.
• Không hỏi ai thực sự làm việc và ai giám sát công trường.
• Cho rằng mọi nhà thầu đều có thể làm mọi loại dự án.
• Ngại quá mức đến mức không dám hỏi các câu hỏi cơ bản.

Một sai lầm phổ biến khác là so sánh các báo giá mô tả những công việc rất khác nhau. Ví dụ, một nhà thầu có thể bao gồm việc chuẩn bị mặt bằng (site prep), dọn dẹp rác thải (debris removal), phối hợp xin giấy phép và các vật liệu hoàn thiện, trong khi nhà thầu khác lại không bao gồm các hạng mục đó. Nếu bạn chỉ nhìn vào tổng giá, bạn có thể nghĩ một bên rẻ hơn, trong khi thực tế chỉ là họ chưa đầy đủ hơn.

Hãy để ý dấu hiệu cảnh báo. Hãy cẩn thận với bất kỳ ai nói rằng không cần giấy phép mà không giải thích lý do, từ chối cung cấp số giấy phép, không thể xuất trình bảo hiểm, muốn nhận khoản đặt cọc rất lớn, hoặc nói rằng giá chỉ có hiệu lực nếu bạn ký ngay bây giờ. Bạn cần có thời gian để đọc và suy nghĩ.

Ghi chú trung thực về chi phí và thời gian

Không có một mức giá “toàn quốc” cho việc thuê tổng thầu xây dựng, vì tổng chi phí phụ thuộc vào loại dự án của bạn, vị trí, lựa chọn thiết kế, điều kiện mặt bằng, yêu cầu về tiêu chuẩn/kỹ thuật (code), thị trường lao động và nhu cầu xin giấy phép. Các con số bên dưới là ước tính rộng theo phạm vi Hoa Kỳ, không phải báo giá hay cam kết. Báo giá thực tế có thể thấp hơn hoặc cao hơn các khoảng này.

Thời gian cũng biến động tương tự. Một đại tu lớn có thể mất vài tuần đến vài tháng. Việc mở rộng nhà có thể mất vài tháng hoặc lâu hơn. Xây nhà mới thường mất nhiều tháng và có thể kéo dài thêm do thủ tục xin giấy phép, công việc điện nước, thời tiết, vật liệu đặt theo yêu cầu, hoặc chậm trễ trong khâu kiểm tra. Bất kỳ mốc thời gian bạn nghe từ sớm nào cũng nên được xem là ước tính, không phải lời hứa.

Lệnh thay đổi (change orders) cũng là một yếu tố lớn về chi phí và thời gian. Nếu phát hiện hư hỏng ẩn bên trong, vật liệu bị hết hàng, bản vẽ thay đổi hoặc xuất hiện vấn đề liên quan đến tiêu chuẩn/kỹ thuật, giá và tiến độ có thể thay đổi. Hãy hỏi từng nhà thầu cách họ ghi nhận và xử lý các thay đổi. Quy trình an toàn nhất là các lệnh thay đổi bằng văn bản được bạn phê duyệt trước khi phát sinh thêm công việc.

Tiền đặt cọc và lịch thanh toán khác nhau tùy theo tiểu bang, quy mô dự án và chính sách của từng nhà thầu. Điểm quan trọng là các khoản thanh toán nên gắn với các mốc hoàn thành rõ ràng trong hợp đồng bằng văn bản. Nếu bạn không chắc lịch thanh toán có hợp lý hay không, hãy dừng lại và đặt câu hỏi trước khi ký. Mainstay Builders không thể tư vấn về điều khoản pháp lý, nhưng chúng tôi khuyên bạn mạnh mẽ nên dùng một tổng thầu có giấy phép, có bảo lãnh (bond) và có bảo hiểm (insurance), đồng thời xem xét kỹ giấy tờ.

Bước tiếp theo

Bạn không cần tự giải quyết một mình. Nếu bạn đang bắt đầu xây nhà mới, lên kế hoạch mở rộng, xử lý các hạng mục liên quan đến kết cấu, hoặc chuẩn bị cho một cuộc đại tu lớn, Mainstay Builders có thể giúp bạn được ghép nối với các tổng thầu có giấy phép, có bảo lãnh (bond) và có bảo hiểm (insurance) tại khu vực của bạn. Dịch vụ ghép nối miễn phí cho chủ nhà.

Khi bạn được ghép nối rồi, hãy dành thời gian. So sánh các báo giá bằng văn bản. Xác minh thông tin năng lực. Đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ đơn giản. Chọn tổng thầu phù hợp cho dự án của bạn, giải thích rõ ràng, và đưa cho bạn một hợp đồng mà bạn thực sự hiểu. Mục tiêu không chỉ là thuê thật nhanh. Mục tiêu là thuê thật cẩn thận.