Cách lập ngân sách cho công trình xây mới hoặc phần mở rộng

Câu trả lời ngắn gọn

Ngân sách xây dựng thực tế thường có nhiều lớp. Bắt đầu với chi phí dự án mục tiêu, rồi cộng thêm các chi phí mềm như bản vẽ, kỹ thuật, chi phí xin phép và phần việc liên quan đến tiện ích, sau đó cộng quỹ dự phòng cho các khoản chưa biết. Với nhiều chủ nhà, điều đó có nghĩa là đặt tổng ngân sách cao hơn khoảng 10% đến 20% so với con số xây dựng cơ bản mà ban đầu họ nghĩ tới.

Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một phần mở rộng lớn, cải tạo kết cấu hoặc xây dựng ngôi nhà mới, cách tiếp cận thông minh nhất là được ghép nối với các nhà thầu xây dựng tổng hợp được cấp phép, có bảo lãnh (bond) và có bảo hiểm—những đơn vị có thể xem xét phạm vi công việc của bạn và giải thích rõ phần nào được bao gồm và phần nào không. Mainstay Builders là dịch vụ ghép nối miễn phí. Chúng tôi giúp bạn kết nối với các nhà thầu, nhưng bạn luôn nên tự kiểm tra giấy phép, bảo hiểm và tham khảo trước khi quyết định thuê ai.

Vì sao lập ngân sách quan trọng cho dự án của bạn

Ngân sách không chỉ là vấn đề tiền bạc. Nó ảnh hưởng đến gần như mọi quyết định trong dự án của bạn. Ngân sách của bạn tác động đến kích thước, bố cục, hạng mục hoàn thiện, lựa chọn kết cấu, chiến lược xin phép và tiến độ. Nếu ngay từ đầu ngân sách quá mơ hồ, nhiều chủ nhà sẽ phải thiết kế lại về sau, cắt bỏ các công việc quan trọng hoặc ký hợp đồng mà họ không hiểu rõ hoàn toàn.

Lập ngân sách rõ ràng cũng giúp ích khi bạn so sánh các nhà thầu. Một nhà thầu có thể bao gồm phá dỡ, phối hợp xin phép, dọn dẹp và các thiết bị cơ bản, trong khi nhà thầu khác có thể không đưa các hạng mục đó vào. Hai báo giá có thể chênh lệch rất xa dù họ đang định giá gần như cùng một công việc. Một ngân sách vận hành sẽ giúp bạn đặt câu hỏi tốt hơn và so sánh “cùng một mặt hàng” với nhau.

Điều này còn quan trọng hơn đối với các gia đình nhập cư và những hộ gia đình thích ngôn ngữ khác ở nhà. Thuật ngữ xây dựng có thể gây nhầm lẫn ở bất kỳ ngôn ngữ nào. Bạn xứng đáng có những giải thích đơn giản, chi tiết phạm vi công việc bằng văn bản và đủ thời gian để xem xét mọi thứ. Đừng bao giờ cảm thấy bị thúc ép ký. Hãy yêu cầu giải thích rõ các dòng chi phí (line items), khoản dự trù (allowances) và phần loại trừ (exclusions).

Từng bước: cách lập ngân sách thực tế

Bắt đầu từ chính dự án, không bắt đầu từ phần hoàn thiện. Hãy ghi ra chính xác bạn muốn xây dựng gì. Đó là phần mở rộng tầng hai, phần mở rộng phía sau, ADU, mở rộng bếp lớn, hay xây một ngôi nhà riêng một gia đình mới? Hãy kèm theo diện tích sơ bộ, số phòng, số phòng tắm, các thay đổi về kết cấu và việc bạn có ở lại trong nhà trong thời gian thi công hay không. Phạm vi càng cụ thể thì ngân sách càng hữu ích.

• Bước 1: Xác định phạm vi bằng ngôn ngữ đơn giản. Ví dụ: thêm 600 feet vuông với 1 phòng ngủ, 1 phòng tắm và một phòng sinh hoạt gia đình nhỏ.
• Bước 2: Tách chi phí cứng khỏi chi phí mềm. Chi phí cứng là nhân công và vật liệu. Chi phí mềm bao gồm thiết kế, kỹ thuật, xin phép, khảo sát, kiểm tra và các khoản phí tài chính nếu có.
• Bước 3: Xác định mức độ ưu tiên cho phần hoàn thiện. Lập danh sách các hạng mục bắt buộc, hạng mục nên có, và những phần bạn có thể nâng cấp sau.
• Bước 4: Tính đến rủi ro về mặt công trường và điều kiện hiện hữu. Nhà cũ, lô đất dốc, đất nền kém, hư hại nước tiềm ẩn và các nâng cấp về điện hoặc đường ống có thể làm tăng chi phí.
• Bước 5: Thiết lập quỹ dự phòng. Nhiều chủ nhà dành 10% cho các dự án đơn giản hơn và 15% đến 20% cho nhà cũ, công việc kết cấu hoặc các phần mở rộng lớn hơn.
• Bước 6: Hỏi từng nhà thầu xem phần nào bị loại trừ (không bao gồm). Các mục loại trừ phổ biến gồm thiết bị gia dụng, phí tiện ích, cảnh quan, phần việc làm đường lái xe (driveway), rèm/bao phủ cửa sổ và các khoản điều chỉnh liên quan đến giấy phép.
• Bước 7: Xem xét kỹ các điều khoản lịch thanh toán. Tuyệt đối không chỉ dựa vào ước tính bằng lời nói. Hãy đảm bảo thỏa thuận bằng văn bản nêu rõ phạm vi, khoản dự trù, lệnh thay đổi (change orders) và điều gì xảy ra nếu phát hiện điều kiện ẩn.

Các khoản dự trù (allowances) đặc biệt quan trọng. Khoản dự trù là số tiền tạm tính cho những thứ bạn chưa chọn, như gạch lát, hệ thống chiếu sáng, tủ bếp hoặc thiết bị đường ống nước (phần plumbing). Nếu khoản dự trù quá thấp, giá cuối cùng có thể tăng nhanh sau khi bạn đã chọn xong. Hãy hỏi mức chất lượng mà mỗi khoản dự trù đang giả định và liệu phần lắp đặt có được bao gồm hay không.

Bạn cũng nên lên kế hoạch cho cuộc sống trong thời gian thi công. Nếu một phần mở rộng lớn hoặc cải tạo kết cấu ảnh hưởng đến bếp, phòng tắm, mái nhà hoặc khu vực sinh hoạt chính của bạn, bạn có thể cần chỗ ở tạm thời, nơi cất giữ đồ đạc, dịch vụ trông thú cưng (pet boarding) hoặc thêm sự hỗ trợ trông trẻ. Đây là những chi phí thực tế của dự án, dù chúng không nằm trong báo giá của nhà thầu.

Những sai lầm thường gặp khiến ngân sách bị lệch

Sai lầm lớn nhất khi lập ngân sách là lấy một mức giá ước tính sơ bộ trên mạng và coi đó như một báo giá. Trung bình quốc gia có thể giúp bạn bắt đầu lên kế hoạch, nhưng chúng không biết được mức chi phí nhân công tại địa phương của bạn, quy định xin phép, điều kiện lô đất hay các nhu cầu kết cấu. Một ngân sách thực tế nên được xây dựng dựa trên đúng phạm vi công việc của bạn và được xem xét bởi các chuyên gia được cấp phép.

• Chọn nhà thầu chỉ dựa trên báo giá thấp nhất mà không kiểm tra giấy phép, bảo lãnh (bond), bảo hiểm và chi tiết phạm vi công việc.
• Quên các chi phí mềm như bản vẽ, kỹ thuật, xin phép, khảo sát, kiểm tra, chi phí tài chính và các công việc đấu nối tiện ích.
• Không để dành tiền dự phòng cho hư hỏng ẩn, nâng cấp theo tiêu chuẩn/code hoặc thay đổi giá vật liệu.
• Dùng khoản dự trù quá thấp cho các hạng mục hoàn thiện, rồi bất ngờ khi các lựa chọn thực tế có giá cao hơn.
• Thay đổi thiết kế sau khi đã bắt đầu thi công. Lệnh thay đổi (change orders) đôi khi là cần thiết, nhưng thường tốn kém hơn so với việc quyết định sớm hơn.
• Giả định rằng ngôi nhà của bạn có thể chịu được phần mở rộng mà không cần nâng cấp điện, HVAC (điều hòa/thông gió), đường ống (plumbing) hoặc phần móng.
• Không hỏi rõ ai là người chịu trách nhiệm dọn dẹp mảnh vụn, kiểm tra/inspections, công tác vệ sinh và việc theo dõi hồ sơ xin phép.
• Ký hợp đồng trước khi bạn hiểu rõ phần nào được bao gồm, phần nào bị loại trừ và phần nào được ước tính.

Một vấn đề phổ biến khác là trộn lẫn giới hạn tài chính với thực tế thi công. Việc bắt đầu bằng một con số mà bạn thấy thoải mái khi chi là hoàn toàn được. Nhưng nếu danh sách mong muốn của bạn không phù hợp với con số đó, cách tốt nhất thường là thu hẹp phạm vi, đơn giản hóa hình khối, hoặc chia thành nhiều giai đoạn để nâng cấp một số hạng mục hoàn thiện sau. Thường sẽ khó và tốn kém hơn khi cố “nhét” dự án vào một ngân sách phi thực tế, so với việc điều chỉnh đúng quy mô dự án ngay từ đầu.

Những ghi chú chi phí trung thực

Những khoảng giá quốc gia rộng này là ước tính, không phải báo giá hay cam kết. Chi phí thực tế thay đổi theo khu vực, mức độ phức tạp của thiết kế, nhu cầu kết cấu, vật liệu, khả năng tiếp cận công trường và yêu cầu xin phép. Hãy dùng các con số này chỉ cho giai đoạn lên kế hoạch ban đầu, sau đó so sánh các báo giá chi tiết bằng văn bản từ các nhà thầu được cấp phép, có bảo lãnh (bond) và có bảo hiểm.

Các phần mở rộng lớn thường tốn nhiều hơn trên mỗi feet vuông so với điều mà nhiều chủ nhà kỳ vọng, đặc biệt khi có các hạng mục như bếp, phòng tắm, thép kết cấu, thay đổi mái nhà hoặc các điểm nối khó với ngôi nhà hiện hữu. Xây mới có thể giúp bạn kiểm soát tốt hơn trong một số khía cạnh, nhưng cũng có thể phát sinh chi phí chuẩn bị mặt bằng, đào rãnh tiện ích, công việc thoát nước, phí tác động (impact fees) hoặc chi phí thẩm định thiết kế—những khoản này không xuất hiện trong các công cụ tính nhanh đơn giản trên mạng.

Các bản cải tạo và phần mở rộng ở nhà cũ có thể đặc biệt khó đoán. Khi các bức tường hoặc móng được mở ra, nhà thầu có thể phát hiện hệ thống dây điện lỗi thời, vấn đề đường ống nước, hư hỏng do mục/rữa, hư hại do côn trùng hoặc hệ khung cần sửa để đáp ứng quy định/code hiện hành. Điều đó không có nghĩa dự án của bạn là ý tưởng tệ. Mà là ngân sách của bạn nên dành chỗ cho thực tế.

Những ghi chú về thời gian—trung thực

Thời gian ảnh hưởng đến ngân sách nhiều hơn nhiều người nghĩ. Công trình mất càng lâu thì càng có nhiều khả năng phát sinh áp lực tiến độ, chi phí sinh hoạt tạm thời, chậm trễ do thời tiết, qua lại để duyệt giấy phép hoặc các vấn đề về thời gian cung ứng vật liệu. Vì vậy, một ngân sách thông minh cần có độ linh hoạt—không chỉ cho tiền bạc mà còn cho thời điểm thực hiện.

Không có cam kết đáng tin cậy trên phạm vi toàn quốc về việc dự án của bạn sẽ mất bao lâu. Thiết kế, kỹ thuật, thẩm định giấy phép, mức độ sẵn sàng của nhà thầu, việc kiểm tra và phối hợp tiện ích thay đổi rất nhiều tùy nơi. Ngay cả khi nhà thầu đưa cho bạn một tiến độ dự kiến, hãy coi đó là ước tính để làm việc chứ không phải cam kết. Hãy hỏi điều gì có thể làm chậm dự án và việc xử lý lệnh thay đổi (change orders) hoặc điều kiện ẩn sẽ được thực hiện như thế nào nếu chúng ảnh hưởng đến tiến độ.

• Hỏi nhà thầu khi nào họ có thể bắt đầu một cách thực tế, không chỉ hỏi công trình có thể mất bao lâu.
• Hỏi việc phê duyệt giấy phép có nằm trong tiến độ dự kiến hay được xử lý riêng.
• Hỏi về các hạng mục cần thời gian đặt trước lâu (long-lead) như cửa sổ, cửa ra vào đặt theo yêu cầu, thiết bị điện, tủ bếp hoặc các hạng mục hoàn thiện đặc biệt.
• Hỏi cách hợp đồng bằng văn bản xử lý thời tiết, các lần chậm trễ do kiểm tra/inspections và thay đổi từ phía chủ sở hữu.

Bước tiếp theo của bạn

Nếu bạn đang ở giai đoạn đầu của quá trình, mục tiêu của bạn không phải là đoán ra con số “chuẩn” hoàn hảo. Mục tiêu của bạn là làm rõ đủ về phạm vi và khoảng ngân sách tổng thể để bạn có thể trao đổi hiệu quả với các nhà thầu. Hãy ghi ra bạn muốn gì, bạn có thể chi bao nhiêu một cách thoải mái, và những đánh đổi (tradeoffs) mà bạn sẵn sàng chấp nhận nếu báo giá lên cao.

Mainstay Builders là dịch vụ miễn phí, ghép nối các chủ nhà với các nhà thầu xây dựng tổng hợp được cấp phép, có bảo lãnh (bond) và có bảo hiểm cho các hạng mục xây mới, phần mở rộng, công việc kết cấu và các dự án cải tạo lớn. Chúng tôi không trực tiếp xây dựng, thiết kế, làm kỹ thuật hay cung cấp lời khuyên chuyên môn. Chúng tôi giúp bạn kết nối với các nhà thầu để bạn có thể so sánh lựa chọn, hỏi câu hỏi bằng ngôn ngữ đơn giản và chọn đúng đơn vị phù hợp cho mình.

Trước khi ký hợp tác với bất kỳ ai, hãy tự mình xác minh tình trạng giấy phép của nhà thầu, bảo lãnh (bond), bảo hiểm và uy tín tại địa phương. Hãy yêu cầu một phạm vi công việc chi tiết bằng văn bản, lịch thanh toán, danh sách khoản dự trù (allowance list) và quy trình lệnh thay đổi (change-order process). Nếu tiếng Anh không phải là ngôn ngữ đầu tiên của bạn, hãy yêu cầu giải thích bằng ngôn ngữ mà bạn cảm thấy thoải mái nhất—nếu có thể. Bạn cần hiểu rõ mọi dòng chi phí trước khi đồng ý.