Những dấu hiệu cảnh báo khi thuê nhà thầu

Câu trả lời ngắn

Những dấu hiệu cảnh báo khi thuê nhà thầu là các tín hiệu cho thấy người hoặc công ty đó có thể không đủ năng lực, không trung thực, không ổn định về tài chính hoặc không sẵn sàng để quản lý dự án của bạn tốt. Một số ví dụ thường gặp: yêu cầu thanh toán tiền mặt lớn ngay từ đầu, từ chối cung cấp giấy phép hoặc bằng chứng bảo hiểm, đưa ra báo giá mơ hồ, ép bạn ký nhanh, hứa mức giá bất thường thấp, hoặc né tránh hợp đồng bằng văn bản.

Một dấu hiệu cảnh báo không phải lúc nào cũng chứng minh gian lận hay chất lượng thi công kém. Nhưng nó có nghĩa là bạn nên chậm lại, đặt thêm nhiều câu hỏi và xác minh mọi thứ. Với các dự án lớn như xây nhà mới, mở rộng, sửa chữa kết cấu, hoặc cải tạo toàn diện, chỉ cần một dấu hiệu cảnh báo nghiêm trọng cũng có thể đủ để bạn tiếp tục tìm kiếm.

Điều đó có ý nghĩa gì với bạn

Nhà thầu không chỉ là người bán “công lao động”. Với một dự án lớn, họ có thể điều phối giấy phép, lên lịch, nghiệm thu, thầu phụ, vật liệu, an toàn và các đợt thanh toán. Nếu không phải người phù hợp đứng ra phụ trách, vấn đề có thể lan nhanh. Thuê nhầm có thể dẫn đến chậm tiến độ, các lệnh thay đổi không hợp lý, thi công kém, nghiệm thu thất bại, tranh chấp thanh toán hoặc công trình chưa hoàn thành.

Với nhiều gia đình, quyết định này còn khó hơn khi các điều khoản xây dựng còn xa lạ hoặc tiếng Anh không phải là ngôn ngữ đầu tiên của bạn. Điều đó là bình thường. Bạn vẫn nên nhận được câu trả lời rõ ràng, tài liệu bằng văn bản và cách trao đổi tôn trọng. Một nhà thầu đáng tin cậy phải có thể giải thích phạm vi công việc, kỳ vọng về tiến độ, lịch thanh toán và các bước tiếp theo bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Nếu ai đó nói vòng câu hỏi thay vì trả lời thẳng, bạn nên coi đó là điều đáng lưu tâm.

Mục tiêu không phải là tìm người chỉ nói đúng hết mọi thứ. Mục tiêu là tìm một chuyên gia có giấy phép, có bảo lãnh và có bảo hiểm, sao cho hồ sơ giấy tờ, giá cả, cách trao đổi và thông tin tham chiếu đều khớp với nhau. Bạn đang tìm sự nhất quán. Nếu câu chuyện cứ thay đổi, đó chính là vấn đề.

Cách hoạt động trong thực tế

Hầu hết chủ nhà sẽ nhận ra các dấu hiệu cảnh báo trong giai đoạn khảo giá. Bạn có thể liên hệ để xin báo giá, và sẽ có nhà thầu đến sẵn sàng, trong khi nhà thầu khác đến muộn, nhìn công trình trong 5 phút và đưa ra một con số mà không có chi tiết. Sự khác biệt đó rất quan trọng. Một nhà thầu nghiêm túc thường sẽ hỏi nhiều câu hỏi, đo đạc, xem xét lối vào và điều kiện tại công trường, đồng thời giải thích rõ phần nào đã biết ngay bây giờ và phần nào có thể cần xem xét thêm sau.

Bạn nên kỳ vọng sẽ nhận được một báo giá hoặc đề xuất bằng văn bản cho dự án lớn. Có thể tại ngày đầu chưa thể trả lời mọi điều chưa rõ, nhưng báo giá phải mô tả rõ công việc dự kiến, các giả định chính, phần nào được bao gồm và phần nào không được bao gồm. Nếu một mức thầu thấp hơn nhiều so với các mức khác, điều đó có thể nghĩa là nhà thầu đã bỏ sót chi phí quan trọng, định cắt giảm để tiết kiệm, hoặc dự định bù phần chênh lệch sau này thông qua lệnh thay đổi (change orders).

Trao đổi thông tin cũng là một bài kiểm tra quan trọng từ sớm. Nếu trước khi bạn ký hợp đồng mà họ đã khó liên lạc, thì thường sau khi bạn thanh toán xong mọi thứ sẽ còn khó liên lạc hơn. Nếu họ né tránh các câu hỏi cơ bản về giấy phép, bảo hiểm, thầu phụ, giấy phép xây dựng, lịch trình hoặc điều khoản thanh toán, hãy hiểu rằng bạn có thể sẽ gặp đúng kiểu đó khi dự án bắt đầu.

Quy trình kỹ lưỡng thường sẽ giống như sau: bạn so sánh nhiều nhà thầu xây dựng tổng quát đã có giấy phép, có bảo lãnh và có bảo hiểm; xem xét các báo giá bằng văn bản; xác minh giấy phép với cơ quan nhà nước hoặc địa phương phù hợp; yêu cầu bằng chứng về bảo hiểm trách nhiệm dân sự chung (general liability) và bảo hiểm bồi thường tai nạn lao động (workers' compensation) khi áp dụng; nói chuyện với các khách hàng gần đây; và đọc hợp đồng thật chậm rãi trước khi ký. Việc này tốn công sức hơn ở giai đoạn đầu, nhưng có thể giúp bạn tránh rất nhiều vấn đề lớn hơn sau này.

Những điều cần để ý

Một số dấu hiệu cảnh báo rất rõ ràng. Một số khác lại tinh tế. Danh sách dưới đây bao gồm các dấu hiệu cảnh báo phổ biến nhất mà chủ nhà thường thấy trước khi dự án đi sai hướng.

• Không có giấy phép còn hiệu lực hoặc từ chối chia sẻ thông tin giấy phép. Với các công việc nhà ở lớn, bạn nên xác minh giấy phép với cơ quan nhà nước hoặc chính quyền địa phương phù hợp trước khi ký.
• Không có bằng chứng bảo hiểm hoặc bảo lãnh (bond). Hãy yêu cầu bằng chứng hiện tại về bảo hiểm trách nhiệm dân sự chung (general liability) và, khi áp dụng, bảo hiểm bồi thường tai nạn lao động (workers' compensation). Nếu họ nói rằng bảo hiểm là không cần thiết, hãy chuyển sang nhà thầu khác.
• Yêu cầu thanh toán trước số tiền lớn. Tiền đặt cọc có thể thay đổi theo từng bang, loại dự án và vật liệu, nhưng bạn cần cẩn trọng nếu ai đó muốn một khoản thanh toán quá lớn trước khi bắt đầu làm việc, đặc biệt là thanh toán bằng tiền mặt.
• Chỉ nhận thanh toán bằng tiền mặt hoặc gây áp lực để né tránh biên nhận. Một doanh nghiệp hợp pháp phải có thể cung cấp hóa đơn bằng văn bản và một lịch sử thanh toán rõ ràng.
• Giá thấp hơn rất nhiều so với mọi báo giá còn lại. Báo giá quá thấp có thể đồng nghĩa với việc bỏ sót phạm vi công việc, vật liệu chất lượng thấp, chi phí lao động bị trả thấp, hoặc phát sinh thêm phí bất ngờ sau này.
• Không có hợp đồng bằng văn bản hoặc hợp đồng quá sơ sài, thiếu chi tiết. Bạn cần thấy phạm vi công việc, lịch thanh toán, ước tính tiến độ, quy trình lệnh thay đổi (change-order), các giả định về vật liệu, phần dọn dẹp, và cách xử lý tranh chấp.
• Chiêu thức bán hàng gây áp lực. Hãy cẩn trọng nếu ai đó nói rằng thỏa thuận chỉ có lợi “hôm nay”, thúc bạn ký ngay lập tức hoặc không khuyến khích bạn so sánh các báo giá.
• Những lời hứa nghe quá chắc chắn. Không có nhà thầu trung thực nào có thể đảm bảo rằng sẽ không có chậm trễ, không có bất ngờ, hay không phát sinh chi phí bổ sung trong một dự án xây dựng hoặc cải tạo phức tạp.
• Từ chối thảo luận về giấy phép. Nếu nhà thầu nói rằng không bao giờ cần giấy phép mà không giải thích, hoặc yêu cầu bạn tự “xin giấy phép” như nhà thầu trong khi lẽ ra họ phải xử lý, hãy đặt thêm nhiều câu hỏi.
• Trao đổi thông tin kém ngay từ đầu. Nhỡ lịch hẹn, câu trả lời mơ hồ, thay đổi con số và im lặng kéo dài trong quá trình khảo giá thường sẽ lặp lại trong suốt quá trình thi công.
• Không có địa chỉ tại địa phương, không có lịch sử kinh doanh, hoặc thông tin liên hệ cứ thay đổi. Điều đó không phải lúc nào cũng là vấn đề, nhưng đáng để kiểm tra thêm.
• Đánh giá kém không phải là vấn đề duy nhất. Quan trọng hơn cả là một “chuỗi” vấn đề, chứ không chỉ một bài đánh giá giận dữ. Hãy xem các phàn nàn lặp lại về hóa đơn, công việc chưa hoàn thành, theo dõi bảo hành, hoặc cách giao tiếp.
• Không rõ ai thực sự sẽ làm việc. Hãy hỏi liệu nhân viên hay thầu phụ sẽ có mặt tại công trường, ai là người giám sát họ, và ai chịu trách nhiệm về chất lượng và an toàn.
• Gây áp lực để bỏ qua việc xem xét thiết kế, xem xét kỹ thuật (engineering) hoặc kiểm tra/giám định (inspections) cho công việc kết cấu. Điều này có thể tạo ra rủi ro về an toàn và vấn đề pháp lý. Luôn xác minh dự án của bạn cần gì với các chuyên gia được cấp phép phù hợp và cơ quan có thẩm quyền tại địa phương.
• Không sẵn sàng cung cấp các thông tin tham chiếu dự án gần đây. Nhà thầu đáng tin cậy phải có thể chia sẻ các thông tin tham chiếu dự án gần đây hoặc ví dụ về các công việc tương tự.

Dấu hiệu cảnh báo về chi phí và mức giá hợp lý

Giá cả là nơi nhiều chủ nhà bị “kẹt”. Một con số quá thấp có thể khiến bạn thấy nhẹ nhõm, nhất là với các hạng mục đắt tiền, nhưng mức giá không thực tế lại là một trong những dấu hiệu cảnh báo lớn nhất. Với các dự án lớn, các báo giá trung thực thường nằm trong một dải tương đối rộng. Nếu một con số thấp hơn hẳn những báo giá còn lại, hãy hỏi điều gì đã bị loại bỏ hoặc bỏ sót.

Những dải phạm vi trên toàn quốc này chỉ là ước tính, không phải báo giá hay cam kết. Giá thực tế phụ thuộc vào vị trí, thiết kế, kỹ thuật, giấy phép, mức độ hoàn thiện, điều kiện công trường, thị trường lao động và độ phức tạp của dự án. Hãy chỉ dùng chúng như một thước đo thực tế khi bạn so sánh các nhà thầu xây dựng tổng quát đã có giấy phép, có bảo lãnh và có bảo hiểm.

Các mức phạm vi này không phải lời hứa và không thay thế cho một báo giá thực tế. Chúng chỉ cho thấy vì sao một báo giá rẻ bất thường có thể là rủi ro. Nếu một nhà thầu nói rằng họ có thể làm một hạng mục mở rộng lớn với phần chi phí chỉ bằng một phần so với các báo giá khác, bạn cần họ giải thích từng hạng mục theo từng dòng. Đôi khi nhà thầu đặt giá thấp thực sự không rẻ hơn; có thể họ chỉ chưa bao gồm đầy đủ.

Một dấu hiệu cảnh báo khác là lịch thanh toán không gắn với tiến độ thực tế. Nhiều chủ nhà thích thanh toán theo các mốc tiến độ, kèm theo tài liệu bằng văn bản cho các thay đổi. Điều khoản chính xác sẽ khác nhau theo từng bang và theo loại dự án, vì vậy hãy đọc kỹ hợp đồng và cân nhắc xin tư vấn pháp lý phù hợp nếu bạn không chắc mình đang ký gì.

Cách bảo vệ bạn trước khi ký

Bạn không cần phải là chuyên gia xây dựng để thuê cẩn thận. Bạn chỉ cần có quy trình. Bắt đầu bằng việc được ghép nối với các nhà thầu phù hợp với loại dự án của bạn. Sau đó hãy so sánh ít nhất vài lựa chọn, vì chỉ một báo giá không cho bạn bối cảnh để đánh giá.

• Xác minh giấy phép của nhà thầu thông qua cơ quan nhà nước hoặc chính quyền địa phương phù hợp.
• Yêu cầu bằng chứng về bảo lãnh và bảo hiểm hiện tại, bao gồm bảo hiểm trách nhiệm dân sự chung (general liability) và bảo hiểm bồi thường tai nạn lao động (workers' compensation) khi áp dụng.
• Nhận báo giá bằng văn bản mô tả phạm vi công việc, các giả định chính và phần loại trừ.
• Hỏi ai sẽ là người giám sát trực tiếp công việc hằng ngày và ai là người liên hệ chính của bạn.
• Hỏi liệu có sử dụng thầu phụ hay không và cách họ được quản lý như thế nào.
• Yêu cầu thông tin tham chiếu dự án gần đây cho các dự án tương tự và thực sự gọi để kiểm tra.
• Đọc hợp đồng thật chậm rãi. Không ký nếu có mục trống, lời hứa viết tay không được bao gồm, hoặc điều khoản thanh toán không rõ ràng.
• Đảm bảo rằng quy trình lệnh thay đổi (change-order) được ghi lại bằng văn bản. Các thay đổi nên được tài liệu hóa trước khi bắt đầu làm thêm càng sớm càng tốt.
• Xác nhận ai là người chịu trách nhiệm xin giấy phép và nghiệm thu cho dự án cụ thể của bạn.
• Giữ bản sao của báo giá, các trang hợp đồng, giấy tờ bảo hiểm, biên nhận và tin nhắn/thông điệp.

Nếu bạn cần cách trao đổi theo tiếng Anh đơn giản hơn, hãy yêu cầu. Nếu bạn muốn xem tài liệu cùng một người thân hoặc người cố vấn đáng tin cậy, bạn có thể làm vậy. Một nhà thầu đáng tin cậy không nên khiến bạn thấy bị hối thúc hoặc xấu hổ khi hỏi câu hỏi. Rõ ràng sẽ bảo vệ tất cả mọi người.

Nhận kết nối với các nhà thầu đã được cấp phép để bạn có thể so sánh

Cách an toàn nhất để tránh các dấu hiệu cảnh báo là đừng “mua mù” không có thông tin. Mainstay Builders là dịch vụ miễn phí kết nối chủ nhà với các nhà thầu xây dựng tổng quát đã có giấy phép, có bảo lãnh và có bảo hiểm cho xây nhà mới, mở rộng nhà ở, công việc kết cấu và các hạng mục cải tạo lớn. Chúng tôi giúp bạn bắt đầu bằng những nhà thầu phù hợp với loại dự án của bạn, để bạn có thể so sánh việc trao đổi, hồ sơ giấy tờ, phạm vi công việc và giá cả với sự tự tin cao hơn.

Chúng tôi không phải là nhà thầu, và chúng tôi không đưa ra cam kết về giá, lịch trình hay kết quả. Vai trò của chúng tôi là giúp bạn được ghép nối. Còn vai trò của bạn là xem xét, xác minh và chọn nhà thầu chuyên nghiệp đã được cấp phép mà bạn tin tưởng. Trước khi ký, hãy luôn kiểm tra năng lực, đọc kỹ hợp đồng và đảm bảo mọi lời hứa quan trọng đều được ghi bằng văn bản.