Cách đọc báo giá của nhà thầu

Câu trả lời ngắn gọn

Hãy đọc báo giá của nhà thầu theo từng dòng, không chỉ nhìn vào giá cuối cùng. Một báo giá tốt giúp bạn so sánh các nhà thầu tổng được cấp phép, có bảo lãnh (bond) và có bảo hiểm (insured) cho cùng một phạm vi công việc để bạn có thể đưa ra quyết định công bằng.

Với các hạng mục lớn như xây nhà mới, làm thêm phần nhà, sửa chữa kết cấu, hoặc cải tạo toàn bộ ngôi nhà, con số rẻ nhất chưa chắc là giá trị tốt nhất. Báo giá thấp hơn có thể có nghĩa là ít chi tiết hơn, thiếu giấy phép, mức phụ phí (allowances) thấp hơn, hoặc bỏ sót các hạng mục công việc quan trọng. Báo giá cao hơn có thể bao gồm việc lập kế hoạch tốt hơn, vật liệu tốt hơn hoặc lịch trình thực tế hơn. Mục tiêu không phải là chạy theo mức giá thấp nhất. Mục tiêu là hiểu bạn đang mua cái gì.

Vì sao điều này quan trọng với dự án của bạn

Một báo giá rõ ràng có thể bảo vệ ngân sách và giảm bớt căng thẳng. Nếu báo giá mơ hồ, bạn có thể không biết liệu việc phá dỡ, gia cố khung kết cấu, giấy phép, dọn dẹp, vật liệu hoàn thiện, hay hạng mục kiểm tra có được bao gồm hay không. Điều đó có thể dẫn đến các khoản phát sinh bất ngờ sau này.

Điều này càng quan trọng hơn với các dự án lớn. Trong cải tạo nhà bếp, chỉ cần thiếu một dòng hạng mục có thể tốn thêm vài nghìn đô la. Với phần nhà thêm hoặc công việc kết cấu, chỉ cần thiếu một giả định cũng có thể làm ngân sách thay đổi lên đến hàng chục nghìn đô la. Nếu bạn so sánh hai báo giá dựa trên các giả định khác nhau, bạn không có một phép so sánh đúng nghĩa.

Một báo giá dễ đọc cũng giúp các gia đình muốn dùng ngôn ngữ phổ thông hoặc cần hỗ trợ bằng ngôn ngữ khác. Bạn nên cảm thấy thoải mái khi yêu cầu nhà thầu giải thích từng phần bằng những lời đơn giản. Một đơn vị uy tín được cấp phép thường có thể làm được điều đó.

Từng bước: cách đọc báo giá

Bắt đầu với phần mô tả dự án. Báo giá cần nêu rõ địa chỉ tài sản, loại công việc và phần việc chính được đề xuất. Hãy tìm các từ mô tả phạm vi rõ ràng như remove, replace, build, install, frame, patch, paint, permit, inspect hoặc haul away. Nếu phần mô tả chỉ là một câu ngắn cho một dự án lớn, hãy yêu cầu thêm chi tiết.

Tiếp theo, kiểm tra xem báo giá có tách công việc thành các phần hay không. Ví dụ, một dự án lớn có thể được chia thành phá dỡ, chuẩn bị mặt bằng, móng, dựng khung, lợp mái, cửa sổ, hệ thống ống nước, điện, HVAC, cách nhiệt, thạch cao (drywall), tủ bếp, sàn, sơn và tổng dọn dẹp cuối cùng. Cấu trúc chính xác sẽ khác nhau tùy dự án, nhưng có một số phần mang tính cấu trúc là dấu hiệu tốt. Nó cho thấy nhà thầu đang coi những gì là đã bao gồm trong báo giá.

• Phạm vi công việc: Chính xác sẽ xây dựng, sửa chữa, tháo dỡ hay lắp đặt những gì?
• Hạng mục được bao gồm: Nhân công, vật liệu, giấy phép, loại bỏ mảnh vụn, thiết bị, dọn dẹp, giám sát.
• Hạng mục bị loại trừ: Phí thiết kế, kỹ thuật, nâng cấp tiện ích (utility upgrades), lựa chọn hoàn thiện (finish selections), cảnh quan (landscaping), nhà ở tạm thời, lưu trữ.
• Phụ phí (Allowances): Ngân sách dự phòng cho các hạng mục bạn có thể chọn sau, như gạch lát, đèn chiếu sáng, sàn, tủ bếp hoặc thiết bị/phụ kiện.
• Phương án thay thế (Alternates) hoặc tùy chọn: Giá riêng cho các nâng cấp tùy chọn hoặc cách tiếp cận khác.
• Lịch thanh toán: Khi nào thanh toán đến hạn và mỗi lần thanh toán bao gồm những gì.
• Ghi chú tiến độ: Khung thời gian dự kiến bắt đầu, phạm vi thời lượng dự án, và các yếu tố có thể gây trễ.
• Điều khoản thay đổi hợp đồng (Change order): Cách thức phần việc phát sinh hoặc thay đổi sẽ được định giá và phê duyệt.
• Ngôn ngữ bảo hành: Phạm vi được bảo hành, thời gian bảo hành và những gì không được bảo hành.
• Chi tiết giấy phép và bảo hiểm: Số giấy phép nhà thầu và bằng chứng về bảo lãnh/bảo hiểm có sẵn.

Hãy đặc biệt chú ý đến các khoản phụ phí (allowances). Phụ phí không phải là giá cuối cùng. Đó chỉ là khoản dự trù ngân sách. Ví dụ, báo giá có thể bao gồm khoản phụ phí $2,000 cho đèn/thiết bị chiếu sáng hoặc phụ phí gạch lát là $5 mỗi foot vuông. Nếu bạn chọn sản phẩm có giá cao hơn, tổng giá sẽ tăng. Nếu bạn chọn sản phẩm có giá thấp hơn, tổng có thể giảm. Đây là một trong những lý do lớn nhất khiến chi phí dự án cuối cùng thay đổi.

Hãy tìm các khoản bị loại trừ (exclusions). Báo giá tốt thường nêu rõ những gì không được bao gồm. Có thể điều này nghe hơi tiêu cực, nhưng thực ra lại hữu ích. Các khoản loại trừ phổ biến có thể gồm hư hỏng ẩn bên trong tường, hạng mục liên quan asbestos (amiăng) hoặc chì, phí từ công ty tiện ích, bản vẽ kỹ thuật/engineering plans, các lần chỉnh sửa thiết kế, việc di chuyển đường ống nước hoặc đường gas vượt quá một mốc nhất định, mua thiết bị gia dụng (appliance purchases) hoặc vật tư do chủ nhà tự cung cấp (owner-supplied materials). Nếu báo giá thiếu phần loại trừ, hãy hỏi nhà thầu xem điều gì vẫn có thể làm giá tăng.

Hãy kiểm tra kỹ giấy phép và việc kiểm tra (inspections). Với nhiều dự án lớn, giấy phép rất quan trọng. Báo giá cần nói rõ việc nộp hồ sơ xin phép, phí giấy phép và các lần kiểm tra có được bao gồm hay bị loại trừ. Đừng cho rằng chúng đã được bao gồm chỉ vì công việc rõ ràng là cần chúng. Một nhà thầu được cấp phép thường có thể giải thích kế hoạch xin giấy phép bằng ngôn ngữ phổ thông.

Hãy xem lại lịch thanh toán. Một báo giá rõ ràng thường gắn các khoản thanh toán với các mốc tiến độ (milestones), thay vì các ngày mơ hồ. Ví dụ, thanh toán có thể gắn với tiền đặt cọc, hoàn tất phá dỡ, hoàn tất dựng khung, vượt qua các lần kiểm tra thô (rough inspections), hoàn tất thạch cao (drywall), và đi xem lại tổng thể cuối cùng (final walkthrough). Hãy thận trọng nếu nhà thầu yêu cầu thanh toán trước số tiền rất lớn mà không nêu lý do rõ ràng và các điều khoản bằng văn bản. Quy tắc thanh toán khác nhau theo từng bang, vì vậy hãy đọc kỹ hợp đồng và kiểm tra việc gì là hợp pháp nơi bạn sống.

Sau đó hãy đọc phần ngôn ngữ về tiến độ. Báo giá có thể nêu ngày bắt đầu dự kiến hoặc thời lượng dự kiến, nhưng đó không phải là cam kết. Thời tiết, thời gian xét duyệt giấy phép, thời điểm kiểm tra, trễ do vật tư, thay đổi thiết kế, điều kiện ẩn, và tình trạng sẵn có của thợ thầu phụ đều có thể ảnh hưởng lịch. Một báo giá thực tế hơn có thể chậm hơn trên giấy so với một báo giá lạc quan.

Cuối cùng, hãy so sánh từng báo giá theo từng hạng mục. Hãy yêu cầu từng nhà thầu được cấp phép, có bảo lãnh và có bảo hiểm đấu thầu dựa trên cùng bản vẽ, cùng số lượng phòng, cùng mức vật liệu và các giả định tương tự nếu có thể. Nếu một báo giá bao gồm phí giấy phép và báo giá khác không bao gồm, hoặc nếu một báo giá có cửa sổ cao cấp (premium windows) còn báo giá khác có cửa sổ loại phổ thông cho nhà xây dựng (builder-grade windows), tổng chi phí chắc chắn sẽ trông rất khác nhau.

Các sai lầm thường gặp của chủ nhà

Sai lầm phổ biến nhất là chỉ nhìn vào con số tổng. Dòng cuối cùng đó quan trọng, nhưng nó không kể hết câu chuyện. Hai báo giá có thể chênh nhau $40,000 vì một nhà thầu bao gồm thép kết cấu, phí giấy phép và dọn dẹp đầy đủ trong khi nhà thầu kia để các hạng mục đó sang thời điểm khác.

• Chọn con số thấp nhất mà không kiểm tra xem những gì bị thiếu.
• Giả định rằng giấy phép, bản vẽ, kỹ thuật (engineering) hoặc các lần kiểm tra đã được bao gồm.
• Bỏ qua phụ phí (allowances) và rồi bất ngờ khi lựa chọn hoàn thiện khiến chi phí tăng hơn.
• Chấp nhận cách diễn đạt mơ hồ như “cải tạo nhà tắm” mà không có phạm vi chi tiết.
• Không hỏi ai là người mua vật tư và ai chịu trách nhiệm nếu có trễ tiến độ hoặc các hạng mục bị hư hỏng.
• So sánh các báo giá từ các phạm vi công việc, bản vẽ hoặc mức vật liệu khác nhau.
• Không kiểm tra giấy phép, bảo lãnh (bond) và bảo hiểm trước khi ký hoặc thanh toán.
• Không lấy điều khoản thay đổi hợp đồng (change order) bằng văn bản trước khi dự án bắt đầu.

Một sai lầm khác là vội vàng vì bạn muốn công việc bắt đầu nhanh. Một báo giá nhanh có thể hữu ích để lập ngân sách sơ bộ, nhưng với một dự án cải tạo lớn hoặc làm thêm phần nhà, một báo giá chi tiết hơn thường hữu ích hơn so với con số kiểu cùng ngày. Những chi tiết bổ sung có thể giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và tránh xung đột về sau.

Cũng là một sai lầm khi cảm thấy ngại ngùng khi hỏi những câu cơ bản. Hãy hỏi mỗi dòng có nghĩa là gì. Hãy hỏi nhà thầu có dự đoán điều kiện ẩn hay không. Hỏi báo giá dựa trên bản vẽ, ảnh chụp, ghi chú khảo sát tại công trường (site visit notes) hay các giả định. Nếu tiếng Anh không phải ngôn ngữ đầu tiên của bạn, hãy yêu cầu giải thích chậm hơn hoặc các phần làm rõ bằng văn bản mà bạn có thể xem cùng gia đình. Bạn không cần phải chia sẻ tình trạng nhập cư hay bất kỳ thông tin cá nhân nhạy cảm nào chỉ để hỏi về việc giao tiếp rõ ràng.

Các ghi chú trung thực về chi phí và thời gian

Báo giá cho các dự án nhà ở lớn thường chỉ là ước tính cho đến khi bạn có được thỏa thuận bằng văn bản cuối cùng, chốt các lựa chọn và xác định đầy đủ phạm vi công việc. Thậm chí khi đã như vậy, các thay đổi đã được phê duyệt, hư hỏng ẩn, yêu cầu theo quy chuẩn (code), các nhận xét về giấy phép (permit comments) và điều kiện tại công trường vẫn có thể ảnh hưởng đến giá và tiến độ. Hãy coi bất kỳ con số sớm nào như thông tin để lên kế hoạch, không phải cam kết.

Những con số này là ước tính rộng trên phạm vi toàn quốc, không phải báo giá hay cam kết. Ở một số thị trường, việc lập báo giá chi tiết có thể mất nhiều thời gian hơn, và nhu cầu dự phòng (contingency) có thể cao hơn đối với nhà ở cũ, công việc kết cấu hoặc các dự án chưa có bản vẽ đầy đủ.

Nếu bạn muốn so sánh “đúng hơn”, hãy yêu cầu từng nhà thầu nêu rõ các yếu tố làm tăng/chi phối chi phí chính. Thường bao gồm thay đổi kết cấu, công việc móng, liên kết với mái (roof tie-ins), nâng cấp tiện ích, cửa và cửa sổ đặt làm theo yêu cầu, tủ bếp, gạch và đá lát, di dời đường ống nước, thay đổi hệ thống điện, yêu cầu về giấy phép và bản vẽ, cùng chi phí nhân công tại khu vực của bạn. Một nhà thầu có thể giải thích rõ các yếu tố này thường sẽ dễ làm việc hơn trong suốt dự án.

Hãy cẩn thận với các báo giá thấp bất thường. Đôi khi đó là vì nhà thầu làm thật sự hiệu quả và trung thực. Những lúc khác, họ dựa vào các hạng mục bị thiếu, phụ phí (allowances) quá thấp hoặc các thay đổi hợp đồng phát sinh trong tương lai (future change orders). Một báo giá thấp hơn rất nhiều so với các báo giá còn lại xứng đáng được hỏi thêm kỹ, không nên tự động tin cậy.

Cần hỏi gì trước khi bạn ký

Trước khi chuyển từ báo giá sang hợp đồng, hãy yêu cầu câu trả lời bằng văn bản. Bạn không hề “khó tính”. Bạn đang đảm bảo mọi người hiểu cùng một dự án.

• Bạn có thể xác nhận chính xác những gì được bao gồm và những gì bị loại trừ không?
• Giấy phép, các lần kiểm tra và phí giấy phép có được bao gồm không?
• Những hạng mục nào là phụ phí (allowances), và các mức tiền giả định là bao nhiêu?
• Nếu phát hiện hư hỏng ẩn hoặc vấn đề theo quy chuẩn (code) thì sẽ xử lý thế nào?
• Các thay đổi hợp đồng (change orders) được phê duyệt và định giá ra sao?
• Bạn đề xuất lịch thanh toán như thế nào, và mỗi khoản thanh toán sẽ được kích hoạt theo mốc tiến độ nào?
• Ai là người liên hệ chính hằng ngày tại công trường?
• Bạn có thể cung cấp số giấy phép hiện tại và bằng chứng về bảo lãnh và bảo hiểm không?
• Dọn dẹp, vận chuyển mảnh vụn và công việc hoàn thiện danh sách kiểm tra cuối cùng (final punch-list) có được bao gồm không?
• Bạn ước tính phạm vi thời gian tiến độ thế nào, và điều gì có thể gây chậm trễ?

Hãy hỏi thêm xem báo giá có khớp chính xác với hợp đồng hay không. Báo giá có thể là điểm khởi đầu, nhưng hợp đồng mới là điều quan trọng khi bạn ký. Hãy đọc cả hai thật kỹ. Nếu có điều gì đó quan trọng với bạn như vật liệu cụ thể, mức thương hiệu, số lượng phòng, chi tiết hoàn thiện hay tiêu chuẩn dọn dẹp, hãy yêu cầu được xem các nội dung đó được ghi rõ bằng văn bản.

Bước tiếp theo

Nếu bạn đang thu thập báo giá, hãy bắt đầu bằng việc đảm bảo mỗi nhà thầu đang báo giá cho cùng một công việc. Dùng cùng bản vẽ, số đo, mức độ hoàn thiện và mục tiêu dự án cho mọi ước tính. Chỉ riêng điều đó cũng có thể giúp các báo giá dễ đọc và dễ so sánh hơn.

Mainstay Builders có thể giúp bạn được ghép nối với các nhà thầu tổng được cấp phép, có bảo lãnh và có bảo hiểm cho các hạng mục như xây nhà mới, làm thêm phần nhà, công việc kết cấu và các cải tạo lớn. Dịch vụ của chúng tôi miễn phí cho chủ nhà. Chúng tôi không phải là nhà thầu và cũng không chọn giúp bạn. Chúng tôi kết nối bạn với các đơn vị chuyên nghiệp để bạn có thể so sánh báo giá, kiểm tra năng lực, đặt câu hỏi và quyết định thuê ai.