What is a change order

Câu trả lời ngắn

Lệnh thay đổi (change order) là một thỏa thuận chính thức bằng văn bản, thay đổi một phần của công việc xây dựng sau khi hợp đồng ban đầu đã được ký. Lệnh thay đổi có thể bổ sung hạng mục, loại bỏ hạng mục, thay đổi vật liệu, điều chỉnh tiến độ, hoặc thay đổi giá. Nói đơn giản, đó là “dấu vết giấy tờ” cho câu chuyện “giờ mình làm theo cách khác rồi.”

Lệnh thay đổi thường gặp trong các dự án xây mới, mở rộng nhà, công trình liên quan đến kết cấu, và các cuộc cải tạo lớn. Dù kế hoạch đã kỹ lưỡng, dự án vẫn có thể gặp hư hại ẩn, vấn đề về quy chuẩn, chậm trễ do sản phẩm, cần chỉnh sửa thiết kế, hoặc các yêu cầu của chủ nhà không nằm trong dự định ban đầu. Lệnh thay đổi bằng văn bản giúp tránh nhầm lẫn và cho cả hai bên có cơ hội xem xét tác động trước khi làm thêm.

Lệnh thay đổi nghĩa là gì đối với bạn

Đối với chủ nhà, lệnh thay đổi thường rơi vào một trong ba trường hợp: chi phí cuối cùng có thể tăng hoặc giảm, tiến độ có thể bị điều chỉnh, hoặc kết quả hoàn thiện có thể khác so với kế hoạch ban đầu. Đôi khi cả ba xảy ra cùng lúc. Vì vậy lệnh thay đổi quan trọng đến thế. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến những gì bạn nhận được, bạn phải trả bao nhiêu và khi nào phần việc có thể hoàn thành.

Không phải mọi lệnh thay đổi đều là dấu hiệu xấu. Một số lệnh thay đổi là hợp lý và thực tế. Ví dụ, bạn có thể quyết định nâng cấp cửa sổ, dời vị trí lỗ mở tường, bổ sung tủ/kệ âm tường tích hợp, hoặc chuyển sang loại sàn tốt hơn. Những lệnh thay đổi khác xảy ra vì trong quá trình thi công, nhà thầu phát hiện ra một vấn đề mà trước đó không ai có thể nhìn thấy—chẳng hạn hư hại do nước, hệ thống điện đấu nối không an toàn, nền móng bị dịch chuyển, hoặc phần khung không đáp ứng quy chuẩn hiện hành.

Điểm mấu chốt là: lệnh thay đổi không chỉ là một ghi chú. Đó là thay đổi theo hợp đồng. Nếu bạn ký, thường là bạn đang đồng ý với phần việc mới, mức giá mới và mọi điều chỉnh về thời gian được liệt kê trong đó. Vì vậy bạn nên đọc chậm rãi, đặt câu hỏi và đảm bảo nội dung thật cụ thể.

• Nó cần mô tả rõ phần nào đang thay đổi.
• Nó cần ghi rõ việc thay đổi đó cộng thêm hay trừ đi bao nhiêu.
• Nó cần nêu liệu tiến độ có thay đổi hay không.
• Nó cần liệt kê mọi sự thay thế vật liệu, hoàn thiện hoặc sản phẩm.
• Cả hai bên cần ký hoặc phê duyệt bằng văn bản.

Cách lệnh thay đổi hoạt động trong thực tế

Trong một dự án được quản lý tốt, quy trình khá rõ ràng. Phát sinh nhu cầu thay đổi. Nhà thầu giải thích vấn đề hoặc yêu cầu mới. Sau đó, nhà thầu lập lệnh thay đổi bằng văn bản, thể hiện phạm vi công việc đã điều chỉnh, chi phí và bất kỳ tác động nào đến tiến độ. Bạn xem xét, đặt câu hỏi và quyết định có phê duyệt hay không trước khi bắt đầu phần việc phát sinh đó.

Dưới đây là một ví dụ phổ biến. Bạn đang cải tạo nhà bếp và hợp đồng yêu cầu tủ bếp tiêu chuẩn. Sau khi xem mẫu trực tiếp, bạn quyết định muốn tủ cao hơn và bề mặt gỗ hoàn thiện khác. Thay đổi này có thể làm tăng chi phí tủ, thời gian thi công, chi tiết ốp phào và thời gian chờ hàng (lead time). Lệnh thay đổi đúng chuẩn phải nêu rõ từng phần của thay đổi đó để sau này ít tranh cãi hơn.

Dưới đây là một ví dụ khác. Trong quá trình cải tạo phòng tắm, nhà thầu mở tường và phát hiện hệ thống ống nước cũ đang bị rò rỉ và không an toàn để tái sử dụng. Nếu hợp đồng ban đầu không bao gồm việc thay thế hệ thống ống nước đó, nhà thầu có thể trình bày lệnh thay đổi cho phần sửa chữa phát sinh. Việc này có thể gây bực bội, nhưng điều kiện ẩn thường là một trong những lý do phổ biến khiến giá tăng trong các dự án cải tạo.

Một số nhà thầu dùng mẫu lệnh thay đổi chuẩn. Những nhà thầu khác dùng phần mềm hoặc hệ thống phê duyệt qua email. Hình thức quan trọng ít hơn nội dung. Nội dung cần đầy đủ và bạn nên có thể lưu một bản để phục vụ hồ sơ của mình.

• Ngày của lệnh thay đổi
• Địa chỉ dự án
• Trích dẫn hợp đồng ban đầu
• Mô tả chi tiết phần việc được thêm/bớt hoặc điều chỉnh
• Chênh lệch giá tăng hoặc giảm
• Điều khoản thanh toán cho phần thay đổi
• Tác động đến tiến độ, nếu có
• Chữ ký hoặc phê duyệt bằng văn bản

Vì sao lệnh thay đổi xảy ra thường xuyên đến vậy

Xây dựng không giống như mua một sản phẩm hoàn thiện sẵn ở ngoài kệ. Mỗi ngôi nhà đều khác nhau, và nhiều vấn đề chỉ lộ ra khi tường, sàn hoặc trần được mở ra. Kế hoạch cũng có thể thay đổi khi chủ nhà nhìn thấy không gian dần hình thành. Vì vậy, lệnh thay đổi là điều bình thường, đặc biệt với nhà cũ và các dự án phức tạp.

Một số nguyên nhân phổ biến nhất bao gồm: vấn đề kết cấu ẩn, cần chỉnh sửa theo quy chuẩn, yêu cầu về giấy phép, nâng cấp theo yêu cầu của chủ nhà, gặp sự cố về khả năng sẵn có của sản phẩm, chỉnh sửa kỹ thuật (engineering revisions) và thay đổi tại công trường do thời tiết. Xây mới cũng có thể phát sinh lệnh thay đổi, nhất là khi các chi tiết thiết kế chưa được chốt hoàn toàn trước khi bắt đầu thi công.

Tuy vậy, lệnh thay đổi diễn ra liên tục hoặc mô tả mơ hồ cũng có thể là dấu hiệu cảnh báo. Nếu nhà thầu liên tục đưa ra các khoản phí phát sinh cho những hạng mục đáng lẽ phải nằm trong phạm vi ban đầu, điều đó có thể cho thấy việc lập kế hoạch kém, ước tính yếu, hoặc giao tiếp chưa rõ ràng. Đây là một trong những lý do bạn nên chọn nhà thầu chính được cấp phép, có bảo đảm (bonded) và có bảo hiểm, có kinh nghiệm với đúng loại dự án của bạn, đồng thời kiểm tra năng lực trước khi ký bất kỳ hợp đồng nào.

Lệnh thay đổi có thể tốn bao nhiêu

Không có một mức giá quốc gia duy nhất cho lệnh thay đổi vì chi phí phụ thuộc vào việc gì đang thay đổi. Có lệnh thay đổi chỉ là điều chỉnh giấy tờ nhỏ. Có lệnh thay đổi liên quan đến việc thiết kế lại lớn, công việc liên quan đến kết cấu, hoặc chậm trễ do vật liệu kéo dài. Các con số dưới đây là ước tính rộng theo mặt bằng quốc gia, không phải báo giá hay cam kết.

Những khoảng này chỉ là ví dụ ước chừng. Nâng cấp sàn gạch men có thể chỉ tăng vài trăm đô la, trong khi dời hệ thống ống nước, thay đổi kích thước cửa sổ, điều chỉnh khung, hoặc xử lý vấn đề kết cấu có thể tốn nhiều hơn. Trong nhiều trường hợp, chi phí lớn không nằm ở “giấy tờ” bản thân. Mà là chi phí nhân công, phần phá dỡ, chỉnh sửa thiết kế, cập nhật giấy phép hoặc việc gián đoạn tiến độ do phần thay đổi đó.

Nếu bạn đang so sánh các nhà thầu, hãy hỏi họ xử lý cách định giá lệnh thay đổi như thế nào. Một số tính một khoản cố định cho từng hạng mục nâng cấp. Những nơi khác dùng cách tính theo thời gian và vật tư (time-and-materials). Không cách nào tự động là sai, nhưng bạn nên hiểu cách tính chi phí trước khi phần thay đổi diễn ra.

Trước khi bạn phê duyệt, cần lưu ý điều gì

Rủi ro lớn nhất của lệnh thay đổi không phải là việc nó tồn tại. Rủi ro là bạn phê duyệt một lệnh thay đổi không rõ ràng, bị vội vàng hoặc thiếu đầy đủ. Nếu mô tả mơ hồ, bạn có thể nghĩ rằng mình đang nhận một thứ, trong khi nhà thầu lại hiểu theo hướng khác. Điều đó có thể dẫn đến căng thẳng, chậm trễ và tranh chấp về thanh toán hoặc chất lượng.

Hãy chú ý những cụm từ quá rộng như “miscellaneous work” hoặc “upgrade as discussed” mà không có chi tiết. Hãy chú ý khi thiếu các hạng mục dòng (line items), không có tác động đến tiến độ, hoặc bị thúc ký ngay mà không giải thích. Bạn cũng nên cẩn thận nếu nhà thầu nói rằng không cần phê duyệt bằng văn bản. Thường thì lợi ích tốt nhất của bạn là giữ mọi thứ bằng văn bản.

• Hỏi chính xác phần nào được bao gồm và phần nào không được bao gồm.
• Hỏi liệu giấy phép, việc kiểm tra/inspections hoặc cập nhật kỹ thuật có bị ảnh hưởng hay không.
• Hỏi liệu việc thay đổi này tạo ra các chi phí phát sinh tiếp theo nào không.
• Hỏi nếu có thì lịch trình có thể bị dời bao nhiêu ngày.
• Hỏi liệu các khoản dự phòng (allowances) hoặc lựa chọn ở nơi khác trong hợp đồng có cần cập nhật không.
• Lưu bản sao của mọi lệnh thay đổi đã ký, email phê duyệt và bản vẽ đã được sửa đổi.

Nếu tiếng Anh không phải là ngôn ngữ đầu tiên của bạn, cũng không sao khi làm chậm lại quy trình. Hãy yêu cầu giải thích bằng ngôn ngữ đơn giản. Hãy nhờ nhà thầu chỉ ra đúng chỗ trong hợp đồng hoặc bản vẽ đang thay đổi. Bạn không cần chia sẻ tình trạng nhập cư hay thông tin cá nhân nhạy cảm chỉ để yêu cầu giao tiếp rõ ràng. Một nhà thầu đáng tin cậy và được cấp phép nên có thể giải thích phần thay đổi theo cách bạn hiểu.

Cách giảm lệnh thay đổi trong dự án của bạn

Bạn có thể không tránh được lệnh thay đổi hoàn toàn, nhưng có thể giảm bớt. Cách tốt nhất là đưa ra càng nhiều quyết định càng sớm trước khi bắt đầu thi công. Chốt bố cục, vật liệu, lựa chọn thiết bị treo tường/đồ gắn cố định (fixture), kích thước thiết bị gia dụng và mức độ hoàn thiện từ sớm. Những câu hỏi chưa có lời giải trong hợp đồng càng nhiều thì lệnh thay đổi về sau càng dễ phát sinh.

Cũng giúp nếu bạn có một phạm vi công việc (scope of work) chi tiết bằng văn bản, các khoản dự phòng hợp lý, kế hoạch rõ ràng và một nhà thầu có kinh nghiệm với các dự án tương tự. Với các dự án mở rộng, công trình kết cấu và nhà cũ, hãy hỏi ngay từ đầu việc xử lý điều kiện ẩn sẽ như thế nào. Điều đó không loại bỏ rủi ro, nhưng giúp bạn hình dung tốt hơn cách các “bất ngờ” có thể được ghi nhận và tính giá.

• Chọn vật liệu và hoàn thiện trước khi phá dỡ khi có thể.
• Xem kỹ bản vẽ và đặt câu hỏi sớm.
• Đảm bảo hợp đồng liệt kê rõ sản phẩm cụ thể, số lượng và trách nhiệm của từng bên.
• Trích một khoản dự phòng để xử lý bất ngờ, đặc biệt với dự án cải tạo.
• Làm việc với nhà thầu được cấp phép, có bảo đảm (bonded) và có bảo hiểm, và kiểm tra năng lực trước khi ký.

Tìm được các nhà thầu giải thích rõ ràng

Một nhà thầu tốt không giấu bạn sau đống giấy tờ. Họ giải thích vì sao cần thay đổi, phần đó ảnh hưởng gì và các lựa chọn của bạn là gì. Kiểu giao tiếp như vậy quan trọng không kém gì giá—đặc biệt trong các dự án cải tạo lớn, mở rộng, công việc liên quan đến kết cấu và xây nhà mới.

Mainstay Builders là dịch vụ ghép cặp miễn phí. Chúng tôi kết nối chủ nhà tại Mỹ với các nhà thầu chính được cấp phép, có bảo đảm (bonded) và có bảo hiểm cho các dự án nhà ở lớn. Chúng tôi không trực tiếp thực hiện thi công xây dựng và cũng không phải là chuyên gia xây dựng được cấp phép. Vai trò của chúng tôi là giúp bạn được ghép với các nhà thầu để bạn có thể tự xem xét, phỏng vấn và lựa chọn.

Nếu bạn muốn so sánh các nhà thầu cho việc xây dựng hoặc cải tạo, chúng tôi có thể giúp bạn bắt đầu với những đơn vị phù hợp với loại dự án của bạn. Từ đó, hãy luôn xác minh giấy phép, bảo hiểm và tình trạng bảo đảm (bond), xem kỹ các điều khoản hợp đồng và đảm bảo bạn hiểu cách xử lý lệnh thay đổi trước khi ký.